الوظائف

المسمى الوظيفي: مدير المكتب
يقدم تقاريره إلى: مسؤول الموارد البشرية والعمليات
الحالة الوظيفية: وظيفة عادية بدوام كامل، غير معفاة ملخص الوظيفة: يعمل مدير المكتب كنقطة الاتصال الأولى لجميع المتصلين والزوار في مؤسسة مجتمع وسط نيويورك، بالإضافة إلى الإشراف على عمليات مركز CNY للأعمال الخيرية وتنسيقها لخدمة زواره ومستأجريه. بالإضافة إلى ذلك، يوفر هذا المنصب الدعم الإداري لكلا الكيانين لتحسين الكفاءة والاحترافية، مما يضمن أن تقدم مؤسسة المجتمع وجهًا احترافيًا وعالي الأداء للمكونات الداخلية والخارجية.

المسؤوليات الرئيسية:

• عمليات مركز الأعمال الخيرية:
  • باعتباره الانطباع الأول لزوار مركز الأعمال الخيرية والمؤسسة المجتمعية، فإن مدير المكتب مسؤول عن استقبال جميع المتصلين والزوار بطريقة مهذبة وفعالة وتقديم تجربة مهنية وإيجابية
  • الحفاظ على الإلمام بالسياسات المتعلقة باستخدام الغرف وتطبيقها
  • مراقبة النظافة والوظائف والمظهر المهني للمساحة المكتبية ومساحة المجلس الوطني للشباب وقاعات الاجتماعات
  • تأكد من وجود تغطية مناسبة لمكتب الاستقبال في جميع الأوقات
  • الحفاظ على تقويم مركز الأعمال الخيرية باستخدام برنامج الحجز الخاص بنا والمساعدة في استخدام الصوت والصورة في تأجير الغرف
  • الحفاظ على برنامج أمني لضمان تأمين المنشأة بعد ساعات العمل
  • دعم مسؤول الموارد البشرية والعمليات في أي احتياجات متعلقة بالمبنى التعامل مع فواتير المستأجرين واستخدام غرف المبنى
  • التأكد من أن مطابخ مركز CNYCF مزودة بالإمدادات اللازمة للموظفين وكذلك الاجتماعات الخارجية
    الإعداد (بما في ذلك توفير المشروبات) وتفكيك الفعاليات التي تقام في جميع أنحاء المبنى. طلب لوازم المطبخ، وتشغيل غسالات الأطباق، والحفاظ على نظافة المكان، وما إلى ذلك.
• الدعم الإداري العام:
  • إدارة البريد: جمع وفرز وتوزيع جميع الرسائل البريدية الواردة بما في ذلك الفاكسات على الموظفين حسب العنوان؛ وتجهيز جميع الرسائل البريدية الصادرة بما في ذلك بريد فيديكس والطرود الأخرى
  • تسجيل الشيكات المستلمة بالبريد والمصادقة عليها وإخطار الموظفين بها
  • استلام الشحنات وإخطار الموظفين المناسبين بالتسليم
  • الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وشرائه وإعادة تخزينه
  • تقديم الدعم الإداري لموظفي المؤسسة المجتمعية والأقسام، بما في ذلك فرز رسائل البريد الصوتي، ولوجستيات الاجتماعات، وعملية المشاركة المجتمعية، والتوظيف، وتسجيل الفعاليات، وإدارة DocuSign وغيرها من الأنشطة ذات الصلة
  • دعم إعداد الرسائل البريدية الدورية للجهات المانحة والمكونات الأخرى ودعم تنفيذ جهود الاتصالات الخارجية الأخرى
  • طلب الطعام وإعداد/إنزال الغرفة لأي اجتماعات تنفيذية/اجتماعات مجلس الإدارة
  • مساعدة الموظفين في ترتيبات الاجتماعات تقديم الدعم الإداري وقاعدة البيانات والفعاليات ودعم الموظفين لأقسام المؤسسة المجتمعية (بما في ذلك مجلس قيادة الخدمات الإنسانية) حسب الطلب أو التكليف

جنرال لواء:

• العمل كعضو في فرق العمل المشتركة بين الإدارات، حسب الاقتضاء، لضمان فعالية وكفاءة عمليات المؤسسة؛ وأداء الواجبات الأخرى حسب التكليف.

المؤهلات المفضلة:

• اهتمام والتزام عميق بالعمل الخيري وعمل مؤسسة المجتمع، مع التزام واضح تجاه منطقة وسط نيويورك وسكانها واهتماماتهم يتطلب خبرة لا تقل عن 3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة
• إجادة استخدام الحاسب الآلي بما في ذلك المعرفة ببرنامج مايكروسوفت أوفيس، والاستعداد لتعلم جميع برامج المؤسسة المجتمعية المناسبة
• مهارات تحليلية وتنظيمية ومهارات تواصل ممتازة كتابيًا وشفهيًا على حد سواء
• اهتمام فائق بالتفاصيل
• القدرة على تنظيم وترتيب أولويات العمل وإدارة أولويات متعددة في وقت واحد
• مهارات فائقة في خدمة العملاء للمكونات الخارجية والداخلية. مهارات استماع ممتازة، وقدرات ممتازة في المتابعة وحل المشكلات
• مهارات تواصل شخصي وشفهي وكتابي ممتازة

متطلبات الوقت
هذه وظيفة بدوام كامل غير معفاة تتطلب 37.5 ساعة أسبوعيًا بالإضافة إلى ساعات عمل مبكرة ومتأخرة أحيانًا للاجتماعات داخل وخارج الموقع. ساعات العمل من 8:30 صباحًا إلى 4:30 مساءً مع بعض المرونة. هذه وظيفة مكتبية. المزايا
نطاق الراتب 50,000 دولار – 60,000 دولار. تشمل مزايا الموظفين التأمين الصحي الفردي، والتأمين على الأسنان، والتأمين على الرؤية، والإجازة السنوية وأيام المرض، وثلاثة عشر يومًا مدفوعة الأجر، والتأمين على الحياة، والتأمين الإضافي ضد العجز، ومواقف السيارات، وبرنامج مدخرات التقاعد 401 (ك) مع مساهمة صاحب العمل ومطابقته، وحسابات الإنفاق المرنة الاختيارية لتغطية نفقات الرعاية الطبية أو رعاية المعالين وغيرها من المزايا كما هو موضح في كتيب الموظف. كيفية التقديم
يُرجى إرسال خطاب اهتمام وسيرة ذاتية إلى careers@cnycf.org.

سيتم قبول الطلبات حتى يتم شغل الوظيفة.