Кар’єра

НАЗВА: Офіс-менеджер
ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: Директор з управління персоналом та операційної діяльності
СТАТУС: Штатна, повний робочий день, не звільнена ОПИС ПОСАДИ: Офіс-менеджер є першою контактною особою для всіх, хто телефонує та відвідує Фонд громади Центрального Нью-Йорка, а також контролює та координує діяльність Філантропічного центру CNY для обслуговування його відвідувачів та орендарів. Крім того, ця посада надає адміністративну підтримку обом організаціям з метою оптимізації ефективності та професіоналізму, гарантуючи, що Фонд громади має професійне та високофункціональне обличчя перед внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

• Діяльність Центру філантропії:
  • Як перше враження для відвідувачів Центру філантропії та Фонду громади, офіс-менеджер відповідає за ввічливе, ефективне та професійне привітання всіх дзвінків та відвідувачів, забезпечуючи професійний та позитивний досвід.
  • Підтримувати обізнаність з політикою щодо використання приміщень та забезпечувати її дотримання
  • Стежити за чистотою, функціональністю та професійним виглядом офісних приміщень, приміщень CNYPC та конференц-залів
  • Переконайтеся, що стійка реєстрації завжди має належне покриття
  • Ведіть календар Центру Філантропії за допомогою нашого програмного забезпечення для бронювання та допомагайте з орендою приміщень та використанням аудіо-візуального обладнання
  • Підтримувати програмне забезпечення для забезпечення безпеки об’єкта в неробочий час
  • Підтримувати співробітника відділу кадрів та операційної діяльності у будь-яких потребах, пов’язаних з будівлею Виставляти рахунки орендарям та за користування приміщеннями в будівлі
  • Забезпечити наявність на кухнях CNYCF запасів для персоналу, а також для зовнішніх зустрічей
    підготовку (включаючи забезпечення напоями) та зняття заходів, що відбуваються в будівлі. Замовляти кухонне приладдя, запускати посудомийні машини, підтримувати чистоту в приміщенні тощо.
• Загальна адміністративна підтримка:
  • Управління поштою: Збирати, сортувати та розподіляти всю вхідну пошту, включаючи факсимільні повідомлення, співробітникам відповідно до адреси; обробляти та прискорювати всю вихідну пошту, включаючи FedEx та інші пакунки
  • Реєструйте, візуйте та повідомляйте співробітників про чеки, отримані поштою
  • Отримуйте посилки та повідомляйте відповідний персонал про доставку
  • Підтримувати, закуповувати та поповнювати запаси канцелярського приладдя
  • Надавати адміністративну підтримку співробітникам та відділам Фонду громади, включаючи сортування голосової пошти, логістику зустрічей, процес залучення громади, рекрутинг, реєстрацію подій, адміністрування DocuSign та інші пов’язані з цим види діяльності.
  • Підтримувати підготовку періодичних розсилок донорам та іншим зацікавленим сторонам, а також підтримувати здійснення інших зовнішніх комунікаційних заходів
  • Замовляйте їжу та облаштовуйте/прибирайте приміщення для будь-яких зустрічей керівництва/правління
  • Допомагати персоналу в організації зустрічей Надавати іншу адміністративну підтримку, підтримку баз даних, заходів та персоналу відділам Фонду громади (в тому числі Раді керівників гуманітарних служб) за запитом або за призначенням.

Генерале:

• Працювати у складі міжвідомчих команд, за необхідності, для забезпечення ефективної та результативної діяльності Фонду; виконувати інші обов’язки за дорученням.

БАЖАНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

• Глибока зацікавленість та відданість філантропії та роботі Фонду громади, з продемонстрованою прихильністю до центральної частини Нью-Йорка, його мешканців та їхніх проблем Необхідний мінімум 3 роки досвіду роботи у відповідній сфері
• Володіння комп’ютером, включаючи знання Microsoft Office, та готовність вивчити всі відповідні програми Фонду громади
• Відмінні аналітичні, організаційні та комунікативні навички, як письмові, так і усні
• Виняткова увага до деталей
• Вміння організовувати та розставляти пріоритети в роботі та керувати кількома пріоритетами одночасно
• Відмінні навички обслуговування зовнішніх і внутрішніх клієнтів. Відмінні навички слухання, вміння доводити справу до кінця та вирішувати проблеми
• Відмінні навички міжособистісної, усної та письмової комунікації

ВИМОГИ ДО ЧАСУ
Це повна зайнятість, яка передбачає 37,5 годин на тиждень плюс періодичні ранні та пізні години для зустрічей в офісі та за його межами. Робочий час з 8:30 до 16:30 з певною гнучкістю. Це офісна посада. ПІЛЬГИ
Діапазон заробітної плати становить $50 000 – $60 000. Пільги для працівників включають індивідуальне медичне страхування, стоматологічне страхування, страхування зору, щорічну відпустку та лікарняні, тринадцять оплачуваних вихідних, страхування життя, додаткове страхування на випадок інвалідності, паркування, пенсійну накопичувальну програму 401(k) з внеском роботодавця та доплатою, додаткові гнучкі витратні рахунки для медичних витрат або витрат на догляд за утриманцями та інші пільги, як зазначено в посібнику для працівників. ЯК ПОДАВАТИ ЗАЯВКУ
Будь ласка, надсилайте лист про зацікавленість та резюме на електронну адресу careers@cnycf.org.

Заявки приймаються до заповнення вакансії.