اتفاقية استخدام الغرف

1. المجموعات المؤهلة. قاعات المؤتمرات في مركز الأعمال الخيرية متاحة للاستخدام من قبل المنظمات غير الربحية والمدنية.
2. طبيعة الحدث. قاعات المؤتمرات مصممة لاستضافة التجمعات التي تتطلب طاولات وكراسي. يمكن إقامة الفعاليات التي تتطلب مساحة مفتوحة في قاعة الاحتفالات الخاصة بنا. لا يُسمح بالاستخدامات التجارية (مثل المناسبات السياسية أو التجارية) أو الحفلات الخاصة (مثل حفلات الزفاف وحفلات الذكرى السنوية وأعياد الميلاد وحفلات أعياد الميلاد وحفلات الزفاف وحفلات استقبال المواليد الجدد، إلخ).
3. التوفر والتكرار. لتوفير المرونة في استخدام الغرف، يجب تقديم الحجوزات قبل 30 يوماً على الأقل من تاريخ الفعالية. يحق للمنظمات استخدام قاعات الاجتماعات حتى 6 مرات كل عام تقويمي. اعتماداً على الغرفة المطلوبة، قد يختلف وقت إتاحة كل مساحة حسب الغرفة المطلوبة. مركز الأعمال الخيرية مغلق في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات.
4. التكلفة. لا تقوم المؤسسة بتشغيل مركز الأعمال الخيرية كمؤسسة مدرة للربح، ولكنها تسعى إلى تغطية تكاليف تنظيف المكان وتجهيزه عندما تستخدم المنظمات المرافق.
   1. قاعات المؤتمرات بالطابق الأول. لا توجد رسوم لاستخدام قاعات المؤتمرات بالطابق الأول.
   2. قاعة الرقص. هناك رسوم قدرها 250 دولار أمريكي مقابل استخدام قاعة الطابق الثاني لتغطية التكاليف المرتبطة بإعداد وإنزال وتنظيف المكان المطلوب.
   3. غرفة الاجتماعات بالطابق الثالث هناك رسوم “استهلاك” قدرها 150 دولاراً أمريكياً لاستخدام قاعة المؤتمرات بالطابق الثالث في أمسيات الجمعة. يمكن استخدام قاعة المؤتمرات بالطابق الثالث مجاناً من الإثنين إلى الخميس والجمعة خلال ساعات العمل.
   4. نفقات أخرى. تشمل تكاليف الإعداد ترتيب الطاولات والكراسي وإعداد الصوت/الفيديو بالإضافة إلى إعادة المكان إلى إعداده الأصلي. يجب ألا تترتب على اجتماعات مؤسستك أي نفقات أو التزامات على مركز الأعمال الخيرية أو المؤسسة (على سبيل المثال، رسوم المكالمات الهاتفية أو البيانات الخارجية، أو مواقف السيارات، وما إلى ذلك). في حالة تكبد النفقات، ستكون المنظمة مسؤولة عن سداد النفقات لمركز أو مؤسسة الأعمال الخيرية

1. الأهلية والأولوية لاستخدام قاعات المؤتمرات. يمكن للمنظمات حجز قاعات المؤتمرات عندما تكون متاحة ولا تتعارض الاجتماعات مع الأنشطة المقررة من قبل المؤسسة و/أو المستأجرين المقيمين في مركز الأعمال الخيرية. في حالة حدوث تعارض، سنعمل مع مؤسستك إما لنقل الاجتماع إلى قاعة أخرى أو إعادة تحديد موعد آخر في يوم آخر. نحتفظ بالحق في رفض استخدام الغرفة لأي منظمة بناءً على أولويات مركز الأعمال الخيرية أو سياساته.
2. التغطية التأمينية والمسؤولية. بالنسبة لجميع الاجتماعات التي تُعقد في قاعة الطابق الثاني في مركز الأعمال الخيرية، يجب على المنظمات تقديم شهادة تأمين على تأمين المسؤولية العامة الشاملة بحدود لا تقل عن 1,000,000 دولار أمريكي وتسمية “مركز الأعمال الخيرية في نيويورك للأعمال الخيرية ومؤسسة مجتمع وسط نيويورك” كـ “مؤمن إضافي”. كشرط لاستخدام المساحة في مركز الأعمال الخيرية، توافق كل منظمة على تعويض مركز الأعمال الخيرية في نيويورك ومؤسسة مجتمع وسط نيويورك ومؤسسة مجتمع وسط نيويورك المحدودة (CNY Philanthropy Center, LLC) عن جميع الإصابات أو الخسائر أو الأضرار أو المطالبات أو المسؤوليات من أي نوع كانت، أياً كان، التي تلحق بالأشخاص أو الممتلكات والناشئة عن استخدام المنظمة لمرافق مركز الأعمال الخيرية.
3. توافر قاعات المؤتمرات. ستكون قاعات المؤتمرات متاحة ومحجوزة على أساس أسبقية الحضور، إلا في حالة تعارض موعد إحدى فعاليات مؤسسة المجتمع مع موعد محجوز. من أجل توفير المرونة في استخدام القاعات، فإن سياستنا العامة هي قبول طلبات قاعات المؤتمرات قبل 30 يوماً من موعدها. لن يتم إبرام أي اتفاقيات طويلة الأجل أو اتفاقيات شهرية لاستخدام القاعات ويحق للمؤسسة استخدام قاعات المؤتمرات لدينا حتى 6 مرات في السنة التقويمية (1 يناير – 31 ديسمبر).
4. حجز غرفة اجتماعات. لطلب استخدام قاعة اجتماعات، يرجى زيارة موقعنا الإلكتروني: https://cnycf.org/cny-philanthropy-center/rooms/. سنتواصل مع مؤسستك في غضون 48 ساعة لإخطارك بالموافقة أو الرفض. يجب أن تستلم المؤسسة شهادة التأمين واتفاقية استخدام المبنى الموقعة قبل 10 أيام من التاريخ المطلوب للحجز.
5. زيارة الموقع. تُشجع المنظمات على إجراء زيارة ميدانية مع موظفي المؤسسة قبل 15 يوم عمل على الأقل من التاريخ المطلوب. الغرض من زيارة الموقع هو التأكد من أن الغرفة المطلوبة ستلبي احتياجات المنظمة وإعطاء ممثل منظمتك لمحة عامة عن المبنى.
6. إجراءات الوصول والمغادرة. نظراً لأن بعض الاجتماعات ستتطلب تقديم الطعام وإعدادات أخرى، فإننا نوصي بوصول ممثل مؤسستك قبل 30 دقيقة على الأقل من موعد البدء. يُرجى الرجوع إلى إجراءات الوصول. كما يجب أن تتوقع 30 دقيقة تقريباً لتنظيف الغرفة بعد الاجتماع. نتوقع أن تُترك غرف الاجتماعات بنفس الترتيب والحالة التي كانت عليها قبل الاجتماع. يُرجى الرجوع إلى إجراءات تسجيل المغادرة.
7. موقف السيارات. نحن غير قادرين على ضمان وقوف السيارات في الموقع أو دفع تكاليف وقوف السيارات للحضور من مؤسستك. وقوف السيارات في الموقف الموجود أمام مركز CNY Philanthropy Center مباشرةً محجوز لضيوف مؤسسة مجتمع وسط نيويورك ولا يمكن ضمانه للمشاركين في الفعالية. يمكن العثور على مواقف السيارات في الشارع في حديقة رجال الإطفاء التذكارية في الشارع أمام المبنى وحولها. سيؤدي إيقاف سيارتك في المكان المخصص لبيت عربة جوزيف إلى سحب سيارتك – نوصيك بتذكير ضيوفك بعدم إيقاف سيارتك في هذه الأماكن عند وصولهم. مؤسسة المجتمع ومركز الأعمال الخيرية غير مسؤولين عن هذه الرسوم. قد تكون مواقف السيارات المدفوعة التالية متاحة لضيوف مركز الأعمال الخيرية:
   موقف سيارات مربرو، 440 شرق واشنطن، 315.422.1926
   المرآب المغطى، 300 East Fayette Street، 315.422.3453
8. الرسائل البريدية أو الإصدارات الإعلامية أو وسائل الإعلام الحاضرة في الحدث. يجب أن تتم مراجعة أي إصدارات إعلامية (صحفية، تلفزيونية، بريدية، إلخ) تشير إلى فعاليتك في مركز الأعمال الخيرية والموافقة عليها من قبل موظفي الاتصالات بالمؤسسة قبل إصدارها. نحن نحتفظ بالحق في تعديل أو رفض الإصدارات الإعلامية بناءً على سياسات مركز/مؤسسة الأعمال الخيرية. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحصل مؤسستك على موافقة مسبقة من موظفي الاتصالات بالمؤسسة للسماح لأي حضور إعلامي في فعالية مؤسستك.
9. المبادئ التوجيهية لقاعات المؤتمرات والمباني:

• يجب أن يبقى ممثل مؤسستك في الموقع خلال الأوقات المحددة للاجتماعات.
• لا يُسمح بالتدخين (بما في ذلك السجائر الإلكترونية) في المبنى أو في ممتلكات مركز الأعمال الخيرية.
• يمكن نقل الطاولات والكراسي في قاعات الاجتماعات، ولكن يجب إعادتها إلى مواقعها الأصلية.
• بعد انتهاء جميع الفعاليات، يجب ترك قاعات المؤتمرات ومنطقة المطبخ في حالة جيدة. في حالة استخدامها، يجب أن تكون الموارد التالية نظيفة وخالية من المخلفات والأشياء التي تم إحضارها للاجتماع: الطاولات؛ الكراسي؛ أسطح الطاولات؛ الأحواض؛ الميكروويف (من الداخل والخارج)؛ الأرضيات؛ الثلاجة (من الداخل والخارج)؛ يجب تفريغ حاويات القمامة إذا كانت ممتلئة بشكل مفرط أو تحتوي على فضلات طعام.
• لا يُسمح بالأشياء التالية، أو ما يماثلها، في مبانينا: اللهب المكشوف أو آلات الدخان أو الأضواء المعلقة أو البريق أو قصاصات الورق الملون أو قصاصات الورق الملونة أو الألعاب النارية أو الريش أو الحيوانات الحية أو الأسلحة من أي نوع. يُسمح باصطحاب حيوانات الخدمة. إذا كان لديك عنصر مشكوك في صحته، يُرجى سؤال المدير الأول للعمليات التجارية.
• لا يمكن إضافة الزينة إلا بإذن كتابي مسبق. لا يُسمح بتثبيت ما يلي على الجدران: شريط لاصق أو مسامير أو مسامير أو مسامير تثبيت أو معجون أو أي شيء آخر قد يؤثر على مظهر الجدار عند إزالته.
• مؤسستك مسؤولة عن أي أضرار تلحق بالمنشأة أو الأرضيات.
• لا يمكن إجراء عمليات التسليم للاجتماعات إلا في تاريخ الاجتماع ويجب أن يكون أحد أعضاء مؤسستك حاضرًا لاستلام التسليم. لن يقبل موظفونا توصيل الطلبات للاجتماعات. مؤسستك مسؤولة عن أي بائعين تستعين بهم في الفعالية.
• يجب التحكم في مستويات الضوضاء والنشاط وعدم تعارضها مع العمليات التجارية العادية للمؤسسة والمستأجرين والضيوف الآخرين.
• يجب على الحاضرين في الاجتماع البقاء في المكان المخصص للاجتماعات، ما لم يستخدموا دورات المياه أو المطبخ أو برفقة أحد موظفي المؤسسة أو أحد الموظفين المستأجرين.
• لا نقدم خدمات النسخ أو الفاكس أو خدمات السكرتارية.
• يجب أن يكون الأطفال دائماً تحت رعاية وإشراف البالغين.
• مراعاةً للمستأجرين في الطابق الثاني، يُرجى إغلاق باب مدخل القاعة للمساعدة في تقليل الضوضاء والتشويش والمقاطعات.
• لا تتحمل المؤسسة ومركز الأعمال الخيرية المسؤولية عن أي أغراض قد تضيع أو تُفقد أو تُفقد أو تُسرق أثناء الفعالية.

• بعد استخدام غرفة الاجتماعات، يجب على مؤسستك إعادة الغرفة إلى حالتها الأصلية واستكمال “قائمة الفحص النهائي للتفتيش”، والتي ستراجعها المؤسسة الموظفين قبل مغادرة ممثل مؤسستك للمبنى. إذا كانت فعاليتك بعد ساعات، يُرجى ترك قائمة موقعة في مكتب الاستقبال.

1. قاعات المؤتمرات وملحقاتها متوفرة: يوفر مركز الأعمال الخيرية مطبخاً لتقديم الطعام مزوداً بميكروويف وثلاجة وآلة تحضير القهوة في المطبخ الواقع خارج قاعة الاحتفالات. قاعات المؤتمرات مصممة لاستضافة التجمعات التي تتطلب طاولات وكراسي. يمكن إقامة الفعاليات التي تتطلب مساحة مفتوحة في قاعة الاحتفالات الخاصة بنا. يُرجى اختيار الغرفة التي تتناسب مع حجم اجتماعك واحتياجاتك. يمكن الوصول إلى جميع قاعات المؤتمرات بموجب قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) ويمكن الوصول إلى الطابق الثاني والطابق الثالث عن طريق المصعد.
2. الاستخدام خلال ساعات العمل العادية. تتوفر غرف مركز الأعمال الخيرية خلال ساعات العمل العادية من 8:30 صباحاً إلى 4:30 مساءً.
3. الاستخدام المسائي: لا توظف المؤسسة موظفين بعد ساعات العمل العادية (8:30 صباحًا – 4:30 مساءً). حيث أن هناك تكاليف مرتبطة بإبقاء مركز الأعمال الخيرية مفتوحاً في أوقات غير ساعات العمل العادية. ستتم مراجعة طلبات إقامة الفعاليات بعد ساعات العمل العادية لمؤسسة المجتمع والموافقة عليها فقط على أساس كل حالة على حدة.
4. الجدولة: يجب أن تتم الجدولة قبل 30 يوماً على الأقل قبل الموعد المحدد، ويجب استلام المبلغ كاملاً والعقد الموقع ونسخ من أي تراخيص سارية وشهادة التأمين في غضون 10 أيام من الموعد المحدد.
5. التكنولوجيا: نحن نشجعك على إحضار محرك أقراص فلاش أو كمبيوتر محمول لعرض العروض التقديمية.

قاعة الاحتفالات: الطاقة الاستيعابية = 72 مقعداً و98 وقوفاً؛ يمكن زيادة الطاقة الاستيعابية باستخدام الشرفة (144 شخصاً)

• 72 كرسياً
• 9 طاولات مستديرة (5 أقدام)
• 5 طاولات دائرية مستديرة
• 17 طاولة مستطيلة الشكل (5 أقدام)
• جهاز عرض LCD وشاشة وكمبيوتر (يجب أن تكون العروض التقديمية متوفرة على محرك أقراص فلاش للعرض أثناء استخدام Zoom)
• الاتصال بالشبكة اللاسلكية
• المنصة
• كاميرا وميكروفونات السقف للسماح بإمكانيات التكبير/التصغير
• دونجل لاسلكي لمشاركة شاشة الكمبيوتر المحمول (غير متوافق مع Zoom)

قاعة مجلس إدارة هيربرت س. وإليانور ل. هوارد: السعة = 20
غير متوفر حالياً

• 20 كرسياً
• 1 طاولة (طولها 24 قدم طولاً × 5 أقدام عرضاً)
• جهاز عرض LCD وشاشة وكمبيوتر
• الصوت متاح من خلال جهاز العرض فقط. يوصى بإحضار مكبرات الصوت.
• الاتصال اللاسلكي بالشبكة (يجب على المؤسسة توفير محرك أقراص فلاش)
• متاح فقط خلال ساعات عمل مؤسسة المجتمع فقط

سعة غرفة الاجتماعات بالطابق الثالث = 30

• 30 كرسياً
• جهاز عرض وشاشة LCD. الصوت متاح من خلال مكبرات الصوت (يجب أن تكون العروض التقديمية متوفرة على محرك أقراص فلاش للعرض).
• الاتصال بالشبكة اللاسلكية (يجب على المؤسسة توفير محرك أقراص فلاش)

قاعة جون ف. مارسيليوس السعة = 8

• 8 كراسي
• الاتصال بالشبكة اللاسلكية
• سبورة بيضاء

قاعة اجتماعات آن ل. ماسنجر: السعة = 6

• 6 كراسي
• الاتصال بالشبكة اللاسلكية
• سبورة بيضاء

يُرجى ملاحظة أنه سيتم تنفيذ جميع عمليات إعداد القاعة من قبل شركة توريد خارجية، ما لم يتم الاتفاق على أن مؤسستك يمكنها تنفيذ الإعداد المناسب. قام موظفو المؤسسة بإنشاء نماذج لإعدادات الغرف في قاعة الاحتفالات، حيث قاموا بعرض تشكيلات مختلفة للطاولات والكراسي.

نظراً لأن بعض الاجتماعات ستتطلب تقديم الطعام واحتياجات الإعداد الأخرى، فإننا نوصي بوصول ممثل مؤسستك قبل 30 دقيقة على الأقل من موعد بدء الاجتماع. يرجى توقع 30 دقيقة بعد انتهاء اجتماعك للتنظيف. نتوقع أن تُترك غرف الاجتماعات في نفس الحالة التي كانت عليها قبل الاجتماع.

1. 1. تسجيل الدخول يجب أن يصل ممثل مؤسستك قبل 30 دقيقة من موعد البدء. يجب أن يقوم مندوبك بتسجيل الوصول في مكتب الاستقبال لدينا. إذا كانت هناك أي تغييرات أو أسئلة، يُرجى إبلاغ مكتب الاستقبال في هذا الوقت.
   2. معدات سمعية وبصرية. إذا كانت معدات الصوت والفيديو مطلوبة للاجتماع (على سبيل المثال، للباوربوينت وما إلى ذلك)، يجب أن يصل ممثل مؤسستك قبل 30 دقيقة إلى ساعة واحدة من موعد البدء لمراجعة إعداد واستخدام المعدات المطلوبة. إذا كان سيتم استخدام جهاز كمبيوتر محمول أو معدات أخرى للعروض التقديمية، فيجب أن تكون معدات مؤسستك موجودة في الموقع قبل 30 دقيقة على الأقل من موعد البدء.
   3. غرفة الاجتماعات: يرجى إلقاء نظرة على الغرفة للتأكد من إعداد كل شيء بشكل صحيح.
   4. مطبخ الطابق الثاني: يمكن استخدام آلة إعداد القهوة في المطبخ لتوفير القهوة لاجتماعك.
   5. معلومات للحضور: المنظمة مسؤولة عن إبلاغ الحضور بما يلي:

• تقع مكاتب الموظفين بجوار منطقة الردهة ويمكن للصوت أن ينتقل بسهولة في جميع أنحاء هذه المنطقة. يرجى الامتناع عن التحدث بصوت عالٍ في منطقة الردهة وإبقاء أبواب الغرف مغلقة أثناء الاجتماعات.
• يمكن استخدام الهواتف الخلوية ولكن يجب وضعها على وضع الاهتزاز عند دخول المبنى. إذا كانت المكالمة ضرورية أو تم تلقيها، يُرجى خفض الصوت إلى الحد الأدنى احتراماً للمستأجرين والضيوف الآخرين.
• يجب على الحاضرين في الاجتماع البقاء في غرفة الاجتماعات المخصصة أو في مناطق الردهة. إذا كنت ترغب في رؤية بقية المبنى، يُرجى الاستفسار من مكتب الاستقبال وسيسعد أحد الموظفين أن يقوم بجولة في المبنى.
• تقع دورات المياه قبالة الردهة في غرب الطابقين الثاني والثالث.
• استخدم المدخل الرئيسي فقط، في منطقة الردهة، عند الدخول إلى المبنى والخروج منه.

غرفة الاجتماعات والمطبخ: هدفنا هو أن تكون قاعات الاجتماعات متاحة مباشرةً بعد الانتهاء من الاجتماع. ارجع إلى قائمة مراجعة الفحص النهائي للاطلاع على قائمة العناصر التي يجب فحصها. بعد اكتمال قائمة التدقيق، يجب أن يوقع ممثل مؤسستك على النموذج ويؤرخه. بعض العناصر التي سيتم فحصها

• الطاولات والكراسي في موضعها الأصلي
• إزالة جميع المواد الغذائية ولوازم تقديم الطعام من الغرفة والمطبخ
• أسطح الطاولات وأسطح الطاولات نظيفة
• تفريغ حاويات القمامة في حالة امتلائها بشكل مفرط أو احتوائها على فضلات الطعام
• الجدران في حالتها الأصلية
• أجهزة الصوت والفيديو المعادة وفي حالة التشغيل الأصلية
• تمت إزالة جميع بنود الاجتماع التي تم إحضارها
• غادر جميع الحاضرين الاجتماع
• رسوم الإعداد المدفوعة، إن وجدت.

يلزم إعادة الغرف إلى حالتها الأصلية، ويشمل ذلك التنظيف وإزالة القمامة.

بالنسبة لأي فعاليات تحدث قبل ساعات العمل أو بعدها، يمكن اتخاذ الترتيبات اللازمة لفتح أبواب الردهة. نوصيك بمناقشة المواعيد المتوقعة لوصول الضيوف ومتعهدي تقديم الطعام وغيرهم والتخطيط لوصولهم مع مدير العمليات التجارية كجزء من التحضير لاجتماعك. من أجل أمنك وأمن العاملين في مركز CNY Philanthropy Philanthropy Center، نطلب منك عدم دعم أو إبقاء الأبواب الخارجية أو أبواب الردهة مفتوحة في الردهة في أي وقت. تقع على عاتق المنظمة المستضيفة للفعالية مسؤولية مراقبة الدخول إلى المبنى طوال فترة الفعالية.