Empleo

TITULO: Gestor de Oficina
DEPENDE DE: Responsable de Recursos Humanos y Operaciones
ESTATUS: Regular, jornada completa, no exento DESCRIPCIÓN DEL PUESTO RESUMEN: El Director de Oficina es el primer punto de contacto para todas las personas que llaman y los visitantes de la Fundación Comunitaria de Nueva York Central, así como supervisa y coordina las operaciones del Centro Filantrópico CNY para atender a sus visitantes e inquilinos. Además, este puesto proporciona apoyo administrativo a ambas entidades para optimizar la eficiencia y la profesionalidad, garantizando que la Fundación Comunitaria muestre una cara profesional y de alto funcionamiento a los constituyentes internos y externos.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

• Operaciones del Centro de Filantropía:
  • Como primera impresión para los visitantes del Centro Filantrópico y de la Fundación Comunitaria, el Director de Oficina es responsable de saludar a todas las personas que llaman y a los visitantes de forma cortés y eficiente, proporcionando una experiencia profesional y positiva.
  • Conocer y hacer cumplir las políticas relativas al uso de las salas
  • Supervisar la limpieza, la funcionalidad y el aspecto profesional del espacio de oficinas, el espacio del CNYPC y las salas de reuniones
  • Garantizar que el mostrador de recepción tenga una cobertura adecuada en todo momento
  • Mantener el calendario del Centro Filantrópico mediante el uso de nuestro software de reservas y ayudar con el alquiler de salas para uso audiovisual
  • Mantener el software de seguridad para garantizar la seguridad de las instalaciones fuera del horario laboral
  • Apoya al responsable de Recursos Humanos y Operaciones con cualquier necesidad relacionada con el edificio Gestiona la facturación a los inquilinos y el uso de las salas del edificio
  • Garantizar que las cocinas del CNYCF estén abastecidas de suministros para el personal y las reuniones externas
    preparación (incluido el suministro de bebidas) y desmontaje de los actos que se celebren en todo el edificio. Pedir suministros de cocina, hacer funcionar los lavavajillas, mantener limpio el espacio, etc.
• Apoyo administrativo general:
  • Gestión del correo: Recoger, clasificar y distribuir todo el correo entrante, incluidos los faxes, al personal que corresponda; procesar y agilizar todo el correo saliente, incluidos FedEx y otros paquetes.
  • Registrar, endosar y notificar al personal los cheques recibidos por correo
  • Recibir las entregas y notificarlas al personal adecuado
  • Mantener, comprar y reponer el inventario de material de oficina
  • Proporcionar apoyo administrativo al personal y a los departamentos de la Fundación Comunitaria, incluyendo la clasificación de los mensajes de voz, la logística de las reuniones, el proceso de compromiso con la comunidad, la contratación, las inscripciones a eventos, la administración de DocuSign y otras actividades relacionadas.
  • Apoyar la preparación de envíos periódicos a donantes y otros electores y apoyar el cumplimiento de otros esfuerzos de comunicación externa
  • Encargar la comida y montar/desmontar la sala para cualquier reunión ejecutiva/de la junta directiva
  • Asistir al personal en la organización de reuniones Proporcionar otro tipo de apoyo administrativo, de bases de datos, de eventos y de personal a los departamentos de la Fundación Comunitaria (incluido el Consejo de Liderazgo de Servicios Humanos) según se solicite o asigne

General:

• Trabaja como miembro de equipos interdepartamentales, según proceda, para garantizar el funcionamiento eficaz y eficiente de la Fundación; realiza otras tareas que se te asignen.

CUALIFICACIONES PREFERIDAS:

• Profundo interés y compromiso con la filantropía y el trabajo de la Fundación Comunitaria, con un compromiso demostrado con la zona central de Nueva York, su gente y sus preocupaciones Se requiere un mínimo de 3 años de experiencia laboral relacionada
• Dominio de la informática, incluido el conocimiento de Microsoft Office, y voluntad de aprender todos los programas informáticos adecuados de la Fundación Comunitaria.
• Excelentes aptitudes analíticas, organizativas y comunicativas, tanto escritas como orales
• Atención superior a los detalles
• Capacidad para organizar y priorizar el trabajo y gestionar múltiples prioridades simultáneamente
• Habilidades superiores de atención al cliente a los mandantes externos e internos. Excelente capacidad de escucha, seguimiento y resolución de problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal, verbal y escrita

REQUISITOS HORARIOS
Se trata de un puesto a tiempo completo no exento que requiere 37,5 horas semanales, además de ocasionales madrugones y retrasos para reuniones dentro y fuera de las instalaciones. El horario de trabajo es de 8:30 a 16:30, con cierta flexibilidad. Se trata de un puesto de oficina. BENEFICIOS
El salario oscila entre 50.000 y 60.000 dólares. Las prestaciones para empleados incluyen seguro médico individual, seguro dental, seguro de visión, vacaciones anuales y días de baja por enfermedad, trece días festivos pagados, seguro de vida a plazo fijo, seguro adicional de invalidez, aparcamiento, programa de ahorro para la jubilación 401(k) con aportación y participación de la empresa, cuentas de gastos flexibles opcionales para gastos médicos o de atención a dependientes y otras prestaciones según se indica en el manual del empleado. CÓMO PRESENTAR LA SOLICITUD
Envía una carta de interés y un currículum vitae a careers@cnycf.org.

Se aceptarán solicitudes hasta que se cubra el puesto.