职业生涯

TITLE: Office Manager
REPORTS TO：人力资源与运营官
STATUS：正规、全职、非豁免职位描述概要：办公室经理是纽约中部社区基金会所有来电者和来访者的第一联系人，并监督和协调纽约中部慈善中心的运作，为来访者和租户提供服务。此外，该职位还为这两个实体提供行政支持，以优化效率和专业性，确保社区基金会以专业、高效的面貌面对内部和外部客户。

主要职责

• 慈善中心运作：
  • 作为慈善中心和社区基金会来访者的第一印象，办公室经理负责以礼貌、高效的方式接待所有来电者和来访者，提供专业、积极的体验。
  • 熟悉并执行有关房间使用的政策
  • 监督办公空间、中国青年商会空间和会议室的清洁度、功能性和专业外观
  • 确保接待台始终有人值班
  • 使用我们的预订软件维护慈善中心的日历，并协助处理房间租赁和视听使用事宜
  • 维护安全软件，确保下班后设施的安全
  • 支持人力资源和运营干事处理任何与大楼有关的需求 处理租户和大楼房间使用的账单
  • 确保 CNYCF 厨房备有员工和外部会议所需的用品
    在整栋大楼举办活动时的布置（包括提供饮料）和拆卸工作。订购厨房用品、操作洗碗机、保持空间清洁等。
• 一般行政支持：
  • 邮件管理：收集、分类和分发所有收到的邮件，包括发给员工的传真；处理和加速所有发出的邮件，包括联邦快递和其他包裹
  • 记录、背书和通知工作人员收到的邮寄支票
  • 接收送货，并将送货情况通知相关人员
  • 维护、采购和补充办公用品库存
  • 为社区基金会员工和部门提供行政支持，包括语音邮件分流、会议后勤、社区参与流程、招聘、活动注册、DocuSign 管理和其他相关活动。
  • 协助准备定期寄给捐助者和其他支持者的邮件，并协助完成其他外部沟通工作
  • 为任何行政/董事会会议订购食物并布置/收拾房间
  • 协助员工安排会议 根据要求或指派，为社区基金会各部门（包括人类服务领导委员会）提供其他行政、数据库、活动和员工支持

一般情况：

• 酌情作为跨部门团队的成员开展工作，确保基金会运作的有效性和效率；履行分配的其他职责。

首选资格：

• 对慈善事业和社区基金会的工作抱有浓厚兴趣并做出承诺，对纽约中部地区、该地区的人民及其关注的问题做出承诺 要求至少 3 年相关工作经验
• 精通计算机，包括 Microsoft Office 知识，并愿意学习所有适当的社区基金会软件
• 出色的书面和口头分析、组织和沟通能力
• 注重细节
• 能够安排工作并确定优先次序，同时管理多个优先事项
• 为外部和内部人员提供优质客户服务的技能。出色的倾听技巧、贯彻执行能力和解决问题的能力
• 出色的人际交往、口头和书面沟通能力

时间要求
这是一个全职非豁免职位，每周需要工作 37.5 小时，偶尔还需要为现场和场外会议提早或推迟工作时间。工作时间为上午 8:30 至下午 4:30，有一定的灵活性。这是一个在办公室工作的职位。福利
工资范围为 50,000 – 60,000 美元。员工福利包括个人医疗保险、牙科保险、视力保险、年假和病假、13 天带薪假期、定期人寿保险、额外的伤残保险、停车费、由雇主出资和匹配的 401（k）退休储蓄计划、用于医疗或家属护理费用的可选弹性支出账户以及员工手册中列出的其他福利。如何申请
请将意向书和简历发送至 careers@cnycf.org。

申请将一直接受到职位被填补为止。