房间使用协议
纽约州中部慈善中心(”慈善中心”)向社区敞开大门,允许当地非营利组织使用其会议室和会议设施。 为了维护该设施并让尽可能多的团体使用,我们制定了以下政策和程序。
请注意,我们保留随时取消预订的权利。 在这种罕见的情况下,我们会尽快通知您,以便您做出其他安排。 如果贵组织需要取消活动,请至少提前 5 天通知我们,以便我们将设施提供给其他组织使用。
我们将竭尽全力使您在慈善中心的聚会取得成功,但纽约中部社区基金会(以下简称 “基金会”)的工作人员并非活动策划者。 基金会不提供停车、代客泊车、食品制作、餐饮、调酒师、酒类许可或接待和行政服务。 有关可用家具和设备的详细信息,请参阅房间和配件部分。
慈善中心仅供非营利组织和民间组织使用。 作为会议室预订流程的一部分,我们将要求申请使用我们设施的组织提供非营利组织身份的证明文件。
- 符合条件的群体。 慈善中心会议室可供非营利组织和民间组织使用。
- 活动性质 会议室用于举办需要桌椅的聚会。 需要开放空间的活动可在我们的宴会厅举行。 不允许用于商业用途(如政治或商业活动)或私人派对(如婚宴、周年纪念和生日派对、新娘和婴儿派对等)。
- 可用性和频率。 为了灵活使用房间,预订必须在活动日期前至少 30 天提交。 各组织每年最多可使用会议室 6 次。 根据申请的房间不同,每个房间的可用时间也可能不同。 慈善中心周末和节假日关闭。
- 费用 基金会并不将慈善中心作为营利性企业运营,但在各组织使用中心设施时,会设法支付清洁和布置空间的费用。
- 1 楼会议室。 使用一楼会议室不收费。
- 宴会厅。 使用二楼宴会厅需缴纳 250 美元的 “损耗费”,用于支付所申请场地的布置、拆除和清理费用。
- 三楼会议室。 周五晚上使用三楼会议室需缴纳 150 美元的 “损耗费”。 周一至周四和周五办公时间,三楼会议室免费使用。
- 其他开支。 设置费用包括桌椅摆放、音频/视频设置以及场地恢复原状的费用。 贵组织的会议不得对慈善中心或基金会造成费用或责任(如长途电话或数据费、停车费等)。 如果发生费用,该组织有责任向慈善中心或基金会报销
- 使用会议室的资格和优先权。 在会议室空闲且不与基金会和/或慈善中心租户安排的活动冲突的情况下,各组织可预订会议室。 如果发生冲突,我们将与贵组织合作,将会议转移到另一个会议室或改在另一天举行。 我们保留根据慈善中心的优先事项或政策拒绝任何组织使用会议室的权利。
- 保险范围和责任。 对于在慈善中心二楼宴会厅举行的所有会议,各组织必须提供一般综合责任保险的保险 证书,保险限额至少为 100 万美元,并将 “CNY Philanthropy Center, LLC 和 Central New York Community Foundation, Inc. “列为 “附加被保险人”。 作为使用慈善中心场地的条件之一,各组织同意赔偿 CNY 慈善中心有限责任公司和纽约中 部社区基金会因其使用慈善中心设施而造成的人身或财产伤害、损失、损害、索赔或任何责任, 并使其免受损害。
- 会议室的可用性。 除社区基金会的活动与预订日期冲突外,会议室将以先到先得的方式提供和预订。 为了灵活使用会议室,我们的一般政策是最多提前 30 天接受会议室申请。 我们不会签订长期或逐月的会议室使用协议,每个组织每个日历年(1 月 1 日至 12 月 31 日)最多可使用会议室 6 次。
- 预订会议室。 如需申请使用会议室,请访问我们的网站:https://cnycf.org/cny-philanthropy-center/rooms/。 我们将在 48 小时内与贵机构联系,通知您批准或拒绝。 基金会必须在预约日期前 10 天收到保险证明和已签署的《建筑使用协议》。
- 实地考察。 鼓励各组织至少在申请日期前 15 个工作日与基金会工作人员一起进行实地考察。 实地考察的目的是确保所申请的房间能满足贵组织的需求,并向贵组织的代表介绍大楼的概况。
- 抵达和离开程序。 由于有些会议需要餐饮和其他布置,我们建议贵组织的代表至少提前 30 分钟到达。 请参阅我们的抵达程序。 此外,您应预计在会议结束后有大约 30 分钟的时间清理会议室。 我们希望会议室保持会议前的原样和状态。 请参阅我们的退房程序。
- 停车场 我们无法保证现场停车位,也无法为贵组织的与会者支付停车费。 纽约州慈善中心正前方的停车场仅供纽约州中部社区基金会的客人使用,无法保证为活动参与者提供停车服务。 消防员纪念公园(Firefighter’s Memorial Park)内和周围的路边停车位位于我们大楼前的街道上。 在标有约瑟夫马车房的车位上停车将导致您的车辆被拖走–我们建议您在客人抵达时提醒他们不要在这些车位上停车。 社区基金会和慈善中心不承担这些费用。 以下收费停车场可供慈善中心的客人使用:
Murbro 停车场,东华盛顿 440 号,315.422.1926
有盖车库,东法耶特街 300 号,315.422.3453 - 邮件、媒体发布或媒体出席活动。 任何提及您在慈善中心举办的活动的媒体新闻稿(报纸、电视、邮件等)在发布前必须经过基金会传播部员工的审核和批准。 我们保留根据慈善中心/基金会政策修改或拒绝媒体发布信息的权利。 此外,贵组织必须事先获得基金会宣传人员的批准,才能允许任何媒体在贵组织的活动中出现。
- 会议室和房舍指南:
- 在指定的会议时间内,贵组织的代表必须留在现场。
- 禁止在慈善中心大楼或其物业内吸烟(包括电子烟)。
- 会议室内的桌椅可以移动,但必须放回原位。
- 所有活动结束后,会议室和厨房区域必须保持完好无损。 如果使用,以下资源必须保持清洁,不得有杂物和为会议带来的物品:桌子、椅子、台面、水槽、微波炉(内部和外部)、地板、冰箱(内部和外部);如果垃圾箱过满或有食物残渣,则应清空垃圾箱。
- 以下物品或类似物品不得带入我们的场所:明火、烟雾机、吊灯、闪粉、纸屑、烟火、羽毛、活体动物或任何武器。 允许使用服务型动物。 如果您有疑问,请咨询业务运营高级经理。
- 只有事先获得书面许可,才能添加装饰。 禁止在墙壁上使用以下物品:胶带、钉子、摁扣、腻子或任何其他拆除后可能影响墙壁外观的物品。
- 贵组织应对设施或场地造成的任何损坏负责。
- 会议用纸只能在会议当日交付,贵组织的一名成员必须到场接受交付。 我们的工作人员不接受会议快递。 您的组织应对其为活动聘用的任何供应商负责。
- 必须控制噪音和活动水平,不得干扰基金会、租户和其他客人的正常业务活动。
- 除非使用卫生间、厨房区域或有基金会或租户工作人员陪同,否则与会者应留在指定的会议场所。
- 我们不提供复印、传真或秘书服务。
- 儿童必须始终在成人的看护和监督之下。
- 考虑到二楼的住户,请关闭宴会厅走廊的门,以减少噪音、干扰和打扰。
- 基金会和慈善中心不对活动期间可能丢失、错放或被盗的任何物品负责。
-
使用会议室后,贵组织必须将会议室恢复原状,并填写 “最终检查清单”,基金会将对该清单进行审查 在贵组织的代表离开办公场所之前,请与工作人员联系。 如果您的活动在 请将签过名的检查单放在前台。
- 提供会议室和配件:慈善中心提供餐饮厨房,位于宴会厅旁的厨房内,配有微波炉、冰箱和咖啡机。 会议室用于举办需要桌椅的聚会。 需要开放空间的活动可在我们的宴会厅举行。 请选择能满足您会议规模和需求的房间。 所有会议室均符合《美国残疾人法案》(ADA),可乘坐电梯到达二楼和三楼。
- 正常营业时间内使用。 慈善中心房间可在正常营业时间上午 8:30 至下午 4:30 使用。
- 晚间使用:基金会在正常工作时间(上午 8:30 – 下午 4:30)之外不雇用员工。 由于慈善中心在正常工作时间以外的时间开放需要成本。 在社区基金会正常工作时间之外举办活动的申请,将根据具体情况进行审查和批准。
- 时间安排:必须至少提前 30 天预订,并在预定活动开始前 10 天内收到全额付款、已签署的合同以及任何适用的许可证和保险证明副本。
- 技术:我们鼓励您携带闪存盘或笔记本电脑观看演示。
宴会厅:可容纳 72 人就座,98 人站立;使用外廊可增加容纳人数(144 人)。
- 72 把椅子
- 9 张圆桌(5 英尺)
- 5 张圆形立桌
- 17 长方形桌子(5 英尺)
- 液晶投影仪、屏幕和计算机(演示文稿需存储在闪存盘中,以便在使用 Zoom 时查看)
- 无线网络连接
- 讲台
- 摄像头和天花板麦克风可实现变焦功能
- 共享笔记本电脑屏幕的无线加密狗(与 Zoom 不兼容)
Herbert S. and Eleanore L. Howard 会议室:可容纳 20 人
目前不提供
- 20 把椅子
- 1 张桌子(24 英尺长 x 5 英尺宽)
- 液晶投影仪、屏幕和电脑
- 仅通过投影仪提供音频。 建议携带扬声器。
- 无线网络连接(组织必须提供闪存盘)
- 仅在社区基金会办公时间提供
三楼会议室可容纳 30 人
- 30 把椅子
- 液晶投影仪和屏幕。 通过扬声器提供音频(演示文稿需存储在闪存盘中供观看)。
- 无线网络连接(组织必须提供闪存盘)
John F. Marsellus 厅:可容纳 8 人
- 8 把椅子
- 无线网络连接
- 白板
Anne L. Messenger 会议室:可容纳 6 人
- 6 把椅子
- 无线网络连接
- 白板
请注意,除非贵组织同意可以进行适当的布置,否则所有会议室布置工作都将由外部供应商公司完成。 基金会工作人员为宴会厅制作了样板间,展示了不同的桌椅配置。
由于有些会议需要提供餐饮和进行其他布置,我们建议贵组织的代表至少在会议开始前 30 分钟到达。 请预计在会议结束后 30 分钟进行清理。 我们希望会议室保持会议前的原状。
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- 入住。 贵组织的代表应提前 30 分钟到达。 您的代表必须在我们的接待台办理登记手续。 如有任何变更或问题,请及时通知前台。
- AV 设备。 如果会议需要音频视频设备(如 PowerPoint 等),贵组织的代表应在会议开始前 30 分钟至 1 小时到达会场,检查所需设 备的安装和使用情况。 如果需要使用笔记本电脑或其他设备进行演示,贵组织必须至少提前 30 分钟在现场准备好设备。
- 会议室:请查看会议室,确保一切布置妥当。
- 二楼厨房:厨房的咖啡机可为会议提供咖啡。
- 与会者须知:组织负责向与会者提供以下信息:
- 工作人员办公室毗邻我们的大厅区域,声音可轻松传遍整个区域。 会议期间,请勿在大厅大声交谈,并关闭房间门。
- 可以使用手机,但进入大楼时应将手机调至振动状态。 如果需要或接到电话,出于对房客和其他客人的尊重,请尽量降低音量。
- 与会者必须留在指定的会议室或大厅区域。 如果您想参观大楼的其他部分,请咨询前台,工作人员会很乐意带您参观。
- 卫生间位于二楼和三楼西侧的走廊旁。
- 进出大楼时,只能从大厅的主入口进出。
会议室和厨房:我们的目标是在会议结束后立即提供会议室。 有关需要检查的项目清单,请参阅最终检查清单。 完成核对表后,贵组织代表应在表格上签名并注明日期。 将检查的一些项目:
- 桌椅保持原位
- 从房间和厨房移走所有食品和餐饮用品
- 桌面和台面清洁
- 如果垃圾箱过满或有食物残渣,则清空垃圾箱
- 墙壁保持原样
- 音像设备已归还且处于原始工作状态
- 删除所有会议项目
- 所有与会者已离开
- 已支付的设置费(如适用)。
房间必须恢复原状,包括清理和清除垃圾。
对于在营业时间之前或之后举行的任何活动,可安排打开大厅大门。 我们建议您与业务运营高级经理讨论宾客、餐饮服务提供商和其他人员的预计抵达时间,并为他们的抵达做好计划,以此作为会议准备工作的一部分。 为了您以及在 CNY 慈善中心工作和参观的人员的安全,我们要求您在任何时 候都不要撑开或打开大厅的外门或前庭门。 活动主办方有责任在整个活动期间对大楼入口进行监控。