Accord sur l’utilisation des salles
Le Central New York Philanthropy Center (“Philanthropy Center”) ouvre ses portes à la communauté en permettant aux organisations à but non lucratif locales d’utiliser ses salles de conférence et de réunion. Afin d’entretenir les installations et de les mettre à la disposition du plus grand nombre de groupes possible, nous avons établi les politiques et procédures suivantes.
Veuillez noter que nous nous réservons le droit d’annuler les réservations à tout moment. Dans ces rares cas, nous vous informerons dès que possible afin que vous puissiez prendre d’autres dispositions. Si votre organisation doit annuler un événement, veuillez nous en informer au moins 5 jours avant la date réservée afin que nous puissions mettre l’installation à la disposition d’autres personnes.
Bien que nous fassions tout notre possible pour que votre réunion au Centre de philanthropie soit une réussite, le personnel de la Central New York Community Foundation (“Fondation”) n’est pas un organisateur d’événements. La Fondation ne fournit pas de parking, de valets, de préparation de nourriture, de traiteur, de barman, de licence d’alcool ou de services d’accueil et d’administration. Veuillez vous référer à la section Salle et accessoires pour plus de détails sur le mobilier et l’équipement disponibles.
L’utilisation du Centre de Philanthropie est réservée exclusivement aux organisations à but non lucratif et civiques. Dans le cadre de la procédure de réservation des salles, nous demanderons des documents attestant du statut d’organisation à but non lucratif des organisations qui demandent à utiliser nos installations.
- Groupes éligibles. Les salles de conférence du Centre de philanthropie sont à la disposition des organisations à but non lucratif et des organisations civiques.
- Nature de l’événement. Les salles de conférence sont conçues pour accueillir des réunions nécessitant des tables et des chaises. Les événements qui nécessitent un espace ouvert peuvent être organisés dans notre salle de bal. Les utilisations commerciales (par exemple, les événements politiques ou commerciaux) ou les fêtes privées (par exemple, les réceptions de mariage, les fêtes d’anniversaire, les enterrements de vie de jeune fille et de garçon, etc.
- Disponibilité et fréquence. Afin de garantir la flexibilité de l’utilisation des salles, les réservations doivent être soumises au moins 30 jours avant la date de l’événement. Les organisations peuvent utiliser les salles de réunion jusqu’à 6 fois par année civile. En fonction de la salle demandée, la durée de disponibilité de chaque espace peut varier. Le Centre de Philanthropie est fermé les week-ends et les jours fériés.
- Coût. La Fondation n’exploite pas le Centre de philanthropie comme une entreprise à but lucratif, mais cherche à couvrir les frais de nettoyage et d’aménagement des locaux lorsque des organisations les utilisent.
- Salles de conférence du 1er étage. L’utilisation des salles de conférence du premier étage est gratuite.
- Salle de bal. L’utilisation de la salle de bal du deuxième étage est soumise à des frais d’usure de 250 dollars afin de couvrir les coûts liés au montage, au démontage et au nettoyage de l’espace demandé.
- Salle de conférence du 3ème étage. L’utilisation de la salle de conférence du troisième étage le vendredi soir est soumise à des frais d’usure de 150 dollars. L’utilisation de la salle de conférence du 3ème étage est gratuite du lundi au jeudi et le vendredi pendant les heures d’ouverture.
- Autres dépenses. Les frais d’installation comprennent la disposition des tables et des chaises, l’installation audio/vidéo et le retour de l’espace à son état initial. Les réunions de votre organisation ne doivent pas entraîner de dépenses ou de responsabilités pour le Centre de Philanthropie ou la Fondation (par exemple, frais de téléphone longue distance ou de transmission de données, parking, etc.) En cas de dépenses, l’organisation devra rembourser le Centre de Philanthropie ou la Fondation.
- Éligibilité et priorité pour l’utilisation des salles de conférence. Les organisations peuvent réserver des salles de conférence lorsqu’elles sont disponibles et que les réunions n’entrent pas en conflit avec les activités programmées par la Fondation et/ou les locataires résidant dans le Centre de philanthropie. En cas de conflit, nous travaillerons avec votre organisation pour déplacer la réunion dans une autre salle ou la reporter à un autre jour. Nous nous réservons le droit de refuser l’utilisation d’une salle à une organisation en fonction des priorités ou des politiques du Centre de philanthropie.
- Couverture d’assurance et responsabilité. Pour toutes les réunions organisées dans la salle de bal du deuxième étage du Centre de philanthropie, les organisations doivent fournir un certificat d’assurance responsabilité civile générale avec des limites d’au moins 1 000 000 $ et nommant “CNY Philanthropy Center, LLC et Central New York Community Foundation, Inc.” comme “assuré supplémentaire”. Comme condition à l’utilisation d’un espace dans le Centre de Philanthropie, chaque organisation accepte d’indemniser et de dégager de toute responsabilité CNY Philanthropy Center, LLC et Central New York Community Foundation, Inc. contre toute blessure, perte, dommage, réclamation ou responsabilité de quelque nature que ce soit, survenant à la personne ou à la propriété et découlant de l’utilisation par l’organisation des installations du Centre de Philanthropie.
- Disponibilité des salles de conférence. Les salles de conférence seront disponibles et réservées selon le principe du premier arrivé, premier servi, sauf si un événement de la Fondation communautaire entre en conflit avec la date réservée. Afin d’assurer une certaine flexibilité dans l’utilisation des salles, notre politique générale consiste à accepter les demandes de salles de conférence jusqu’à 30 jours à l’avance. Aucun accord à long terme ou au mois ne sera conclu pour l’utilisation des salles. Une organisation peut utiliser nos salles de conférence jusqu’à 6 fois par année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
- Réserver une salle de conférence. Pour demander l’utilisation d’une salle de conférence, veuillez consulter notre site web : https://cnycf.org/cny-philanthropy-center/rooms/. Nous contacterons votre organisation dans les 48 heures pour vous informer de l’approbation ou du refus. Le certificat d’assurance et la convention d’utilisation du bâtiment signée doivent parvenir à la Fondation 10 jours avant la date de la réservation.
- Visite du site. Les organisations sont invitées à effectuer une visite des lieux avec le personnel de la Fondation au moins 15 jours ouvrables avant la date demandée. La visite des lieux a pour but de s’assurer que la salle demandée répondra aux besoins de l’organisation et de donner au représentant de votre organisation une vue d’ensemble du bâtiment.
- Procédure d’arrivée et de départ. Comme certaines réunions nécessitent un service de restauration et d’autres préparatifs, nous recommandons aux représentants de votre organisation d’arriver au moins 30 minutes avant l’heure de début de la réunion. Veuillez vous référer à notre procédure d’arrivée. Vous devez également prévoir environ 30 minutes pour le nettoyage de la salle après la réunion. Nous nous attendons à ce que les salles de conférence soient laissées dans la même disposition et le même état qu’avant votre réunion. Veuillez vous référer à nos procédures de sortie.
- Parking. Nous ne sommes pas en mesure de garantir un parking sur place ou de payer le parking pour les participants de votre organisation. Le parking situé juste devant le CNY Philanthropy Center est réservé aux invités de la Central New York Community Foundation et ne peut être garanti pour les participants à l’événement. Vous trouverez des places de stationnement dans et autour du Firefighter’s Memorial Park, dans la rue en face de notre bâtiment. Si vous vous garez sur l’espace réservé à la Joseph’s Carriage House, votre véhicule sera remorqué. Nous vous recommandons de rappeler à vos invités de ne pas se garer sur ces espaces à leur arrivée. La Community Foundation et le Philanthropy Center ne sont pas responsables de ces frais. Les parkings payants suivants peuvent être mis à la disposition des invités du Centre de Philanthropie :
Parking Murbro, 440 East Washington, 315.422.1926
Garage couvert, 300 East Fayette Street, 315.422.3453 - Mailings, communiqués de presse ou présence des médias à l’événement. Tout communiqué de presse (journaux, télévision, mailings, etc.) faisant référence à votre événement au Centre de philanthropie doit être examiné et approuvé par le personnel de la communication de la Fondation avant d’être diffusé. Nous nous réservons le droit de modifier ou de refuser les communiqués de presse en fonction des politiques du Centre de Philanthropie/Fondation. En outre, votre organisation doit obtenir l’accord préalable de l’équipe de communication de la Fondation pour autoriser la présence des médias lors de l’événement qu’elle organise.
- Lignes directrices pour les salles de conférence et les locaux :
- Le représentant de votre organisation doit rester sur place pendant les heures de réunion prévues.
- Il est interdit de fumer (y compris les e-cigarettes) dans le bâtiment ou sur la propriété du Centre de Philanthropie.
- Les tables et les chaises des salles de réunion peuvent être déplacées, mais doivent être remises en place.
- Après chaque événement, les salles de conférence et les cuisines doivent être laissées en bon état. Si elles sont utilisées, les ressources suivantes doivent être propres et exemptes de débris et d’objets apportés pour la réunion : tables, chaises, plans de travail, éviers, micro-ondes (à l’intérieur et à l’extérieur), sols, réfrigérateur (à l’intérieur et à l’extérieur) ; les poubelles doivent être vidées si elles sont excessivement pleines ou si elles contiennent des déchets alimentaires.
- Les éléments suivants, ou des éléments similaires, ne sont pas autorisés dans nos locaux : flammes nues, machines à fumée, lumières suspendues, paillettes, confettis, cierges magiques, plumes, animaux vivants ou armes de quelque nature que ce soit. Les animaux d’assistance sont autorisés. Si vous avez des questions à poser, veuillez vous adresser au gestionnaire principal des opérations commerciales.
- Les décorations ne peuvent être ajoutées qu’avec une autorisation écrite préalable. Les éléments suivants ne sont pas autorisés sur les murs : ruban adhésif, clous, punaises, mastic ou tout autre élément susceptible d’altérer l’aspect du mur une fois retiré.
- Votre organisation est responsable de tout dommage causé à l’installation ou au terrain.
- Les livraisons pour les réunions ne peuvent être effectuées que le jour de la réunion et un membre de votre organisation doit être présent pour réceptionner la livraison. Notre personnel n’acceptera pas de livraisons pour les réunions. Votre organisation est responsable de tous les fournisseurs qu’elle emploie pour un événement.
- Les niveaux de bruit et d’activité doivent être contrôlés et ne pas interférer avec les activités normales de la Fondation, des locataires et des autres invités.
- Les participants à la réunion doivent rester dans l’espace de réunion désigné, sauf s’ils utilisent les toilettes ou la cuisine ou s’ils sont accompagnés par un membre du personnel de la Fondation ou d’un locataire.
- Nous ne fournissons pas de services de copie, de télécopie ou de secrétariat.
- Les enfants doivent toujours être sous la garde et la surveillance d’adultes.
- Par égard pour les locataires du deuxième étage, veuillez fermer la porte du couloir de la salle de bal afin de réduire le bruit, les distractions et les interruptions.
- La Fondation et le Centre de philanthropie ne sont pas responsables des objets perdus, égarés ou volés pendant votre événement.
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Après l’utilisation de la salle de réunion, votre organisation doit remettre la salle dans son état d’origine et remplir la “liste de contrôle pour l’inspection finale”, qui sera examinée par la Fondation. avant que le représentant de votre organisation ne quitte les lieux. Si votre événement a lieu après le veuillez laisser une liste de contrôle signée à la réception.
- Salles de conférence et accessoires disponibles : Le Centre de Philanthropie met à votre disposition une cuisine de restauration équipée d’un micro-ondes, d’un réfrigérateur et d’une cafetière, située dans la cuisine à côté de la salle de bal. Les salles de conférence sont conçues pour accueillir des réunions nécessitant des tables et des chaises. Les événements qui nécessitent un espace ouvert peuvent être organisés dans notre salle de bal. Veuillez sélectionner une salle qui correspond à la taille et aux besoins de votre réunion. Toutes les salles de conférence sont accessibles en vertu de l’Americans with Disabilities Act (ADA) et les deuxième et troisième étages sont accessibles par un ascenseur.
- Utilisation pendant les heures normales de travail. Les salles du Centre de philanthropie sont disponibles pendant nos heures d’ouverture normales, de 8h30 à 16h30.
- Utilisation en soirée : La Fondation n’emploie pas de personnel en dehors des heures normales de travail (8h30 – 16h30). En effet, l’ouverture du Centre de philanthropie en dehors des heures d’ouverture habituelles entraîne des coûts. Les demandes d’organisation d’événements en dehors des heures d’ouverture de la Fondation communautaire ne seront examinées et approuvées qu’au cas par cas.
- Programmation : La programmation doit être faite au moins 30 jours à l’avance, et le paiement intégral, le contrat signé, les copies des licences applicables et l’attestation d’assurance doivent être reçus dans les 10 jours précédant la date de la manifestation.
- Technologie : Nous vous encourageons à apporter une clé USB ou un ordinateur portable pour visionner les présentations.
Salle de bal : Capacité = 72 personnes assises, 98 personnes debout ; capacité supplémentaire possible avec l’utilisation de la véranda (144 personnes).
- 72 chaises
- 9 Tables rondes (5ft.)
- 5 Tables rondes sur pied
- 17 Tables rectangulaires (5ft.)
- Projecteur LCD, écran et ordinateur (les présentations devront être disponibles sur une clé USB pour être visualisées lors de l’utilisation de Zoom).
- Connexion au réseau sans fil
- Podium
- Caméra et microphones au plafond pour permettre des capacités de zoom
- Dongles sans fil pour partager l’écran de l’ordinateur portable (non compatible avec Zoom)
Salle de conférence Herbert S. et Eleanore L. Howard : Capacité = 20
Actuellement non disponible
- 20 chaises
- 1 table (24 pieds de long x 5 pieds de large)
- Projecteur LCD, écran et ordinateur
- Audio disponible uniquement par le biais du projecteur. Il est recommandé d’apporter des haut-parleurs.
- Connexion au réseau sans fil (l’organisation doit fournir une clé USB)
- Disponible uniquement pendant les heures d’ouverture de la Fondation communautaire
Capacité de la salle de conférence du troisième étage = 30
- 30 chaises
- Projecteur et écran LCD. Audio disponible par le biais de haut-parleurs (les présentations devront être disponibles sur une clé USB pour être visionnées).
- Connexion au réseau sans fil (l’organisation doit fournir une clé USB)
Salle John F. Marsellus : Capacité = 8
- 8 Chaises
- Connexion au réseau sans fil
- Tableau blanc
Salle de conférence Anne L. Messenger : Capacité = 6
- 6 chaises
- Connexion au réseau sans fil
- Tableau blanc
Veuillez noter que l’installation de la salle sera effectuée par un fournisseur externe, à moins qu’il ne soit convenu que votre organisation peut effectuer l’installation appropriée. Le personnel de la Fondation a créé des salles modèles pour la salle de bal, montrant différentes configurations de tables et de chaises.
Étant donné que certaines réunions nécessitent un service de restauration et d’autres préparatifs, nous recommandons que le représentant de votre organisation arrive au moins 30 minutes avant l’heure de début de la réunion. Veuillez prévoir 30 minutes après la fin de votre réunion pour le nettoyage. Nous nous attendons à ce que les salles de conférence soient laissées dans le même état que celui dans lequel elles se trouvaient avant votre réunion.
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- Enregistrement. Le représentant de votre organisation doit arriver 30 minutes avant l’heure de début. Votre représentant doit s’enregistrer auprès de notre réceptionniste. Si vous avez des changements ou des questions, veuillez en informer la réception à ce moment-là.
- Équipement audiovisuel. Si un équipement audio-vidéo est nécessaire pour la réunion (par exemple, pour PowerPoint, etc.), le représentant de votre organisation doit arriver 30 minutes à une heure avant le début de la réunion pour vérifier l’installation et l’utilisation de l’équipement demandé. Si un ordinateur portable ou un autre équipement est utilisé pour les présentations, votre organisation doit disposer de l’équipement sur place au moins 30 minutes avant l’heure de début.
- Salle de conférence : Veuillez vérifier la salle pour vous assurer que tout est bien installé.
- Cuisine du deuxième étage : La cafetière de la cuisine peut être utilisée pour fournir du café pour votre réunion.
- Information des participants : L’organisation est responsable de l’information des participants sur les points suivants :
- Les bureaux du personnel sont adjacents à notre hall d’entrée et le son peut circuler facilement dans cette zone. Veuillez vous abstenir de parler fort dans le hall d’entrée et garder les portes des salles fermées pendant les réunions.
- Les téléphones portables peuvent être utilisés mais doivent être mis sur vibreur à l’entrée du bâtiment. Si un appel est nécessaire ou reçu, veuillez réduire le volume au minimum par respect pour les locataires et les autres invités.
- Les participants à la réunion doivent rester dans la salle de réunion ou dans le hall d’entrée. Si vous souhaitez visiter le reste du bâtiment, veuillez vous adresser à la réception et un membre du personnel se fera un plaisir de vous faire visiter les lieux.
- Les toilettes sont situées à l’extérieur du couloir à l’ouest des deuxième et troisième étages.
- Utilisez uniquement l’entrée principale, dans le hall d’entrée, pour entrer et sortir du bâtiment.
Salle de conférence et cuisine : Notre objectif est que les salles de conférence soient disponibles immédiatement après la fin d’une réunion. Reportez-vous à la liste de contrôle de l’inspection finale pour obtenir la liste des points à vérifier. Une fois la liste de contrôle complétée, le représentant de votre organisation doit signer et dater le formulaire. Certains éléments seront vérifiés :
- Tables et chaises dans leur position d’origine
- Tous les produits alimentaires et de restauration sont retirés de la salle et de la cuisine.
- Nettoyage des tables et des comptoirs
- Les poubelles sont vidées si elles sont trop pleines ou si elles contiennent des déchets alimentaires.
- Murs en état d’origine
- Matériel audiovisuel restitué et en état de fonctionnement original
- Tous les points de la réunion apportés ont été retirés
- Tous les participants à la réunion sont partis
- Frais d’établissement payés, le cas échéant.
Les chambres doivent être rendues dans leur état d’origine, ce qui inclut le nettoyage et l’enlèvement des ordures.
Pour tout événement se déroulant avant ou après les heures d’ouverture, des dispositions peuvent être prises pour que les portes du hall soient ouvertes. Nous vous recommandons de discuter des heures d’arrivée prévues pour les invités, les traiteurs et autres, et de planifier leur arrivée avec le Senior Manager of Business Operations dans le cadre de la préparation de votre réunion. Pour votre sécurité et celle des personnes travaillant ou visitant le CNY Philanthropy Center, nous vous demandons de ne pas ouvrir les portes extérieures ou celles du vestibule dans le hall d’entrée. Il incombe à l’organisation qui accueille l’événement de surveiller l’entrée dans le bâtiment pendant toute la durée de l’événement.