Угода про користування приміщенням

1. Прийнятні групи. Конференц-зали Центру філантропії доступні для використання неприбутковими та громадськими організаціями.
2. Характер події. Конференц-зали призначені для проведення зустрічей, для яких потрібні столи та стільці. Заходи, які потребують відкритого простору, можна провести в нашому бальному залі. Комерційне використання (наприклад, політичні або ділові заходи) або приватні вечірки (наприклад, весільні прийоми, ювілеї та дні народження, вечірки для наречених та дітей тощо) не дозволяються.
3. Доступність та частота. Для того, щоб забезпечити гнучкість у використанні приміщень, бронювання повинно бути подане щонайменше за 30 днів до дати проведення заходу. Організації мають право використовувати конференц-зали до 6 разів протягом календарного року. Залежно від того, яку кімнату ви запитуєте, час, протягом якого вона буде доступна, може змінюватися. Центр філантропії не працює у вихідні та святкові дні.
4. Кост. Фонд не керує Центром філантропії як прибутковим підприємством, але прагне покривати витрати на прибирання та облаштування приміщень, коли організації користуються послугами Центру філантропії.
   1. Конференц-зали на 1-му поверсі. За користування конференц-залами на першому поверсі плата не стягується.
   2. Бальна зала. За користування бальною залою на другому поверсі стягується плата у розмірі $250 для покриття витрат, пов’язаних з монтажем, демонтажем та прибиранням приміщення, що винаймається.
   3. Конференц-зал на 3-му поверсі. За користування конференц-залом на третьому поверсі у п’ятницю ввечері стягується плата у розмірі $150 за “знос”. Конференц-зал на 3-му поверсі вільний для використання з понеділка по четвер та п’ятницю в робочий час.
   4. Інші витрати. Витрати на облаштування включають розстановку столів і стільців, налаштування аудіо- та відеотехніки, а також повернення простору до початкового вигляду. Зустрічі вашої організації не повинні призводити до витрат або зобов’язань перед Центром або Фондом (наприклад, міжміські телефонні дзвінки або оплата за передачу даних, паркування тощо). У разі понесення витрат організація буде зобов’язана відшкодувати їх Центру або Фонду благодійності

1. Право на використання конференц-залів та їх пріоритетність. Організації можуть бронювати конференц-зали за умови, що вони вільні і зустрічі не суперечать заходам, запланованим Фондом та/або орендарями, які проживають у Центрі Філантропії. Якщо виникне конфлікт, ми будемо працювати з вашою організацією, щоб або перенести зустріч в іншу кімнату, або перенести її на інший день. Ми залишаємо за собою право відмовити у використанні приміщення будь-якій організації, виходячи з пріоритетів та політики Центру Філантропії.
2. Страховий захист та відповідальність. Для всіх зустрічей, що проводяться в бальній залі на другому поверсі Центру філантропії, організації повинні надати страховий сертифікат на загальне комплексне страхування відповідальності з лімітом щонайменше $1,000,000 та зазначенням “CNY Philanthropy Center, LLC та Central New York Community Foundation, Inc.” в якості “Додаткового страхувальника”. Умовою користування приміщенням у Філантропічному центрі є те, що кожна організація погоджується відшкодувати збитки та убезпечити CNY Philanthropy Center, LLC та Central New York Community Foundation, Inc. від будь-якої шкоди, втрат, збитків, претензій або відповідальності будь-якого виду, що сталися з людиною або майном і виникли внаслідок використання організацією приміщень Філантропічного центру.
3. Наявність конференц-залів. Конференц-зали будуть доступні та заброньовані за принципом “хто прийшов, той і отримав”, за винятком випадків, коли захід Фонду громади конфліктує із заброньованою датою. Щоб забезпечити гнучкість у використанні приміщень, наша загальна політика полягає в тому, що ми приймаємо заявки на оренду конференц-залів за 30 днів до початку роботи. Довгострокові або помісячні угоди на використання залів не укладаються, а організація має право користуватися нашими конференц-залами до 6 разів на календарний рік (1 січня – 31 грудня).
4. Бронювання конференц-залу. Щоб подати заявку на використання конференц-залу, будь ласка, відвідайте наш веб-сайт: https://cnycf.org/cny-philanthropy-center/rooms/. Ми зв’яжемося з вашою організацією протягом 48 годин, щоб повідомити про схвалення або відмову. Страховий сертифікат і підписаний договір про користування будівлею повинні бути отримані Фондом за 10 днів до запитуваної дати бронювання.
5. Візит на об’єкт. Організації заохочуються до відвідування об’єкту разом із співробітниками Фонду щонайменше за 15 робочих днів до запитуваної дати. Мета візиту – переконатися, що запитуване приміщення відповідатиме потребам організації, а також надати представнику вашої організації огляд будівлі.
6. Процедура прибуття та від’їзду. Оскільки деякі зустрічі потребують організації харчування та інших заходів, ми рекомендуємо представникам вашої організації прибути принаймні за 30 хвилин до початку. Будь ласка, зверніться до нашої Процедури прибуття. Крім того, ви повинні передбачити приблизно 30 хвилин на прибирання приміщення після зустрічі. Ми очікуємо, що конференц-зали будуть залишені в тому ж порядку і стані, в якому вони були до вашої зустрічі. Будь ласка, ознайомтеся з нашими процедурами виїзду.
7. Парковка. Ми не можемо гарантувати паркування на місці або оплачувати паркування для учасників вашої організації. Парковка на стоянці безпосередньо перед CNY Philanthropy Center зарезервована для гостей Фонду Центральної громади Нью-Йорка і не може бути гарантована для учасників заходу. Вуличну парковку можна знайти в Меморіальному парку пожежників та навколо нього на вулиці перед нашим будинком. Паркування у місцях, позначених як “Карета Йосипа”, призведе до того, що ваш автомобіль буде евакуйовано – ми рекомендуємо вам нагадати своїм гостям, щоб вони не паркувалися у цих місцях після їхнього прибуття. Фонд громади та Центр філантропії не несуть відповідальності за ці витрати. Гості Центру Філантропії можуть скористатися наступними платними парковками:
   Murbro Parking, 440 East Washington, 315.422.1926
   Критий гараж, 300 East Fayette Street, 315.422.3453
8. Розсилки, прес-релізи або присутність ЗМІ на заході. Будь-які прес-релізи (газети, телебачення, поштові розсилки тощо), в яких згадується ваш захід у Центрі Філантропії, повинні бути переглянуті та затверджені співробітниками відділу комунікацій Фонду перед їх публікацією. Ми залишаємо за собою право змінювати або відхиляти прес-релізи відповідно до політики Центру Філантропії/Фонду. Крім того, ваша організація повинна отримати попередню згоду від співробітників Фонду з питань комунікацій на присутність будь-яких ЗМІ на заході вашої організації.
9. Рекомендації щодо конференц-залів та приміщень:

• Представник вашої організації повинен залишатися на місці протягом визначеного часу зустрічі.
• У приміщенні та на території Центру Філантропії заборонено палити (в тому числі електронні сигарети).
• Столи та стільці в кімнатах для переговорів можна пересувати, але вони повинні бути повернуті на свої місця.
• Після завершення всіх заходів конференц-зали та кухня повинні бути приведені до належного вигляду. Якщо використовуються такі ресурси, вони повинні бути чистими та вільними від сміття і предметів, принесених на зустріч: столи; стільці; стільниці; раковини; мікрохвильова піч (всередині та зовні); підлога; холодильник (всередині та зовні); сміттєві контейнери повинні бути порожніми, якщо вони надмірно переповнені або містять харчові відходи.
• У наших приміщеннях заборонено використовувати відкрите полум’я, димові машини, підвісні світильники, блискітки, конфетті, бенгальські вогні, пір’я, живі тварини або зброю будь-якого виду. Допускаються службові тварини. Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, зверніться до старшого менеджера з бізнес-операцій.
• Прикраси можна додавати лише з попереднього письмового дозволу. На стінах заборонено використовувати скотч, цвяхи, скріпки, шпаклівку або будь-які інші предмети, які можуть вплинути на зовнішній вигляд стіни, коли їх буде видалено.
• Ваша організація несе відповідальність за будь-які збитки, завдані об’єкту або території.
• Доставка на зустрічі може здійснюватися тільки в день зустрічі, і член вашої організації повинен бути присутнім, щоб прийняти доставку. Наші співробітники не приймають доставку на зустрічі. Ваша організація несе відповідальність за всіх постачальників, яких вона наймає для проведення заходу.
• Рівень шуму та активності повинен бути контрольованим і не заважати нормальній роботі Фонду, орендарів та інших гостей.
• Учасники зустрічі повинні залишатися у відведеному для неї приміщенні, за винятком випадків, коли вони користуються вбиральнею, кухнею або перебувають у супроводі співробітника Фонду чи орендаря.
• Ми не надаємо копіювальних, факсимільних або секретарських послуг.
• Діти завжди повинні перебувати під опікою та наглядом дорослих.
• Зважаючи на інтереси мешканців другого поверху, будь ласка, зачиняйте двері коридору бальної зали, щоб зменшити шум, відволікання та переривання.
• Фонд та Центр Філантропії не несуть відповідальності за будь-які речі, які можуть бути втрачені, загублені або вкрадені під час вашого заходу.

• Після використання кімнати для переговорів ваша організація повинна повернути приміщення до початкового стану та заповнити “Контрольний список остаточної перевірки”, який буде перевірений Фундацією. до того, як представник вашої організації покине приміщення. Якщо ваша подія відбудеться після будь ласка, залиште підписаний чек-лист на стійці реєстрації.

1. Доступні конференц-зали та аксесуари: Центр Філантропії пропонує кухню з мікрохвильовою піччю, холодильником та кавоваркою, розташовану на кухні біля бального залу. Конференц-зали призначені для проведення зустрічей, для яких потрібні столи та стільці. Заходи, які потребують відкритого простору, можна провести в нашому бальному залі. Будь ласка, оберіть кімнату, яка відповідатиме розміру вашої зустрічі та вашим потребам. Всі конференц-зали доступні відповідно до Закону США про права людей з інвалідністю (ADA), а на другий і третій поверхи можна піднятися на ліфті.
2. Використовуйте в робочі години. Кімнати Центру філантропії доступні у звичайні робочі години з 8:30 до 16:30.
3. Використання у вечірній час: Фундація не наймає працівників поза робочим часом (8:30 – 16:30). Оскільки існують витрати, пов’язані з тим, що Центр філантропії працює в неробочий час. Запити на проведення заходів у неробочий час Фонду громади розглядатимуться та затверджуватимуться лише в індивідуальному порядку.
4. Планування: Планування має бути здійснене щонайменше за 30 днів, а повна оплата, підписаний контракт, копії всіх необхідних ліцензій та страхового сертифікату мають бути отримані протягом 10 днів до запланованої події.
5. Технології: Ми заохочуємо вас взяти з собою флеш-накопичувач або ноутбук для перегляду презентації.

Бальний зал: Місткість = 72 сидячих, 98 стоячих; додаткова місткість можлива при використанні веранди (144 особи).

• 72 стільці
• 9 круглих столів (5 футів)
• 5 круглих стоячих столів
• 17 Прямокутних столів (5 футів)
• РК-проектор, екран і комп’ютер (презентації повинні бути доступні на флеш-накопичувачі для перегляду під час використання Zoom)
• Бездротове підключення до мережі
• Подіум
• Мікрофони на камері та стелі для забезпечення можливості масштабування
• Бездротові ключі для спільного використання екрана ноутбука (не сумісні з Zoom)

Зал засідань імені Герберта С. та Елеонори Л. Говард: Місткість = 20
Наразі недоступно

• 20 стільців
• 1 стіл (24 фути завдовжки та 5 футів завширшки)
• РК-проектор, екран і комп’ютер
• Звук доступний лише через проектор. Рекомендується приносити спікерів.
• Бездротове підключення до мережі (організація повинна надати флеш-накопичувач)
• Доступно лише в робочі години Фонду громади

Конференц-зал на третьому поверсі Місткість конференц-залу = 30

• 30 стільців
• РК-проектор та екран. Аудіо доступне через колонки (для перегляду презентацій необхідно мати при собі флеш-накопичувач).
• Бездротове підключення до мережі (організація повинна надати флеш-накопичувач)

Кімната Джона Ф. Марселуса: Місткість = 8

• 8 Стільців
• Бездротове підключення до мережі
• Дошка

Конференц-зал імені Анни Л. Мессенджер: Місткість = 6

• 6 стільців
• Бездротове підключення до мережі
• Дошка

Будь ласка, зверніть увагу, що всі налаштування приміщення будуть виконані сторонньою компанією, якщо тільки не буде досягнуто домовленості, що ваша організація може виконати відповідні налаштування. Співробітники Фундації створили модельну обстановку для бальної зали, продемонструвавши різні конфігурації столів і стільців.

Оскільки деякі зустрічі потребують кейтерингу та інших організаційних заходів, ми рекомендуємо представнику вашої організації прибути щонайменше за 30 хвилин до початку зустрічі. Будь ласка, виділіть 30 хвилин після завершення зустрічі для прибирання. Ми очікуємо, що конференц-зали будуть залишені в тому ж стані, в якому вони були до вашої зустрічі.

1. 1. Заселяйся. Представник вашої організації повинен прибути за 30 хвилин до початку заходу. Ваш представник повинен зареєструватися на рецепції. Якщо у вас є якісь зміни або запитання, будь ласка, повідомте про це на рецепції.
   2. Аудіо-відео обладнання. Якщо для проведення зустрічі необхідне аудіо-відео обладнання (наприклад, для PowerPoint тощо), представник вашої організації повинен прибути за 30 хвилин до початку зустрічі, щоб ознайомитися з налаштуванням та використанням необхідного обладнання. Якщо для презентацій буде використовуватися ноутбук або інше обладнання, ваша організація повинна мати його на місці принаймні за 30 хвилин до початку заходу.
   3. Конференц-зал: Будь ласка, огляньте кімнату, щоб переконатися, що все налаштовано належним чином.
   4. Кухня на другому поверсі: Кавоварка на кухні може бути використана для приготування кави для вашої зустрічі.
   5. Інформація для учасників: Організація несе відповідальність за те, щоб учасники були поінформовані про наступне:

• Офіси персоналу прилягають до нашого вестибюлю, і звук легко поширюється по всій цій зоні. Будь ласка, утримайтеся від голосних розмов у фойє та тримайте двері кімнат зачиненими під час зустрічей.
• Мобільними телефонами можна користуватися, але при вході в будівлю їх слід ставити на вібрацію. Якщо вам необхідно зателефонувати або ви отримали дзвінок, будь ласка, з поваги до орендарів та інших гостей, зведіть гучність до мінімуму.
• Учасники зустрічі повинні залишатися у відведеній для них кімнаті для переговорів або у фойє. Якщо ви хочете побачити решту будівлі, зверніться на рецепцію, і співробітник буде радий провести для вас екскурсію.
• Туалети розташовані в кінці коридору на заході другого і третього поверхів.
• Для входу і виходу з будівлі використовуйте тільки головний вхід, у вестибюлі.

Конференц-зал та кухня: Наша мета – мати конференц-зали, доступні одразу після завершення зустрічі. Перелік пунктів, які необхідно перевірити, наведено в контрольному списку фінальної інспекції. Після того, як контрольний список буде заповнений, представник вашої організації повинен підписати форму і поставити дату. Деякі пункти, які будуть перевірені:

• Столи та стільці у вихідному положенні
• Усі продукти харчування та кейтерингові приналежності вилучені з кімнати та кухні
• Стільниці та прилавки чисті
• Сміттєві контейнери спорожняються, якщо вони переповнені або містять харчові відходи
• Стіни в первісному стані
• Аудіо-відео обладнання повернуте та в оригінальному робочому стані
• Всі питання, внесені на засідання, вилучено
• Всі учасники зустрічі розійшлися
• Сплачено установчий внесок, якщо такий є.

Вимагається, щоб приміщення були приведені до початкового стану, що включає в себе прибирання та вивезення сміття.

Для будь-яких заходів, що відбуваються до або після робочого дня, можна домовитися про відчинення дверей фойє. Ми рекомендуємо вам обговорити очікуваний час прибуття гостей, постачальників продуктів харчування та інших осіб і спланувати їх прибуття зі старшим менеджером з ділових операцій в рамках підготовки до вашої зустрічі. Задля вашої безпеки та безпеки тих, хто працює і відвідує Центр благодійності CNY, ми просимо вас не підпирати і не тримати відчиненими зовнішні двері або двері вестибюля у фойє в будь-який час. Організація, що проводить захід, несе відповідальність за контроль входу до будівлі протягом усього заходу.