Acuerdo de uso de la sala

1. Grupos elegibles. Las salas de conferencias del Centro Filantrópico están a disposición de las organizaciones cívicas y sin ánimo de lucro.
2. Naturaleza del acontecimiento. Las salas de conferencias están diseñadas para albergar reuniones que requieran mesas y sillas. Los actos que requieran un espacio abierto pueden celebrarse en nuestro Salón de Baile. No están permitidos los usos comerciales (por ejemplo, actos políticos o empresariales) ni las fiestas privadas (por ejemplo, banquetes de boda, fiestas de aniversario y cumpleaños, despedidas de soltera y de bebé, etc.).
3. Disponibilidad y frecuencia. Para poder ofrecer flexibilidad en el uso de las salas, las reservas deben enviarse al menos 30 días antes de la fecha del evento. Las organizaciones pueden utilizar las salas de reuniones hasta 6 veces cada año natural. Dependiendo de la sala que se solicite, el tiempo de disponibilidad de cada espacio puede variar. El Centro de Filantropía está cerrado los fines de semana y festivos.
4. Coste. La Fundación no gestiona el Centro Filantrópico como una empresa con ánimo de lucro, pero sí intenta cubrir los gastos de limpieza y acondicionamiento del espacio cuando las organizaciones utilizan las instalaciones.
   1. Salas de conferencias de la 1ª planta. El uso de las salas de conferencias del primer piso es gratuito.
   2. Salón de baile. El uso del Salón de Baile de la segunda planta conlleva una tarifa de 250 $ por “desgaste” para cubrir los gastos asociados al montaje, desmontaje y limpieza del espacio solicitado.
   3. Sala de Conferencias de la 3ª planta. El uso de la sala de conferencias del tercer piso los viernes por la noche tiene un coste de 150$. La sala de conferencias de la 3ª planta es de uso gratuito de lunes a jueves y viernes en horario de oficina.
   4. Otros gastos. Los costes de montaje incluyen la disposición de mesas y sillas y el montaje de audio y vídeo, así como la devolución del espacio a su configuración original. Las reuniones de tu organización no deben ocasionar gastos ni responsabilidades al Centro Filantrópico ni a la Fundación (por ejemplo, gastos de teléfono de larga distancia o datos, aparcamiento, etc.). Si se incurre en gastos, la organización será responsable de reembolsar al Centro Filantrópico o a la Fundación

1. Elegibilidad y prioridad para el uso de las salas de conferencias. Las organizaciones pueden reservar salas de conferencias cuando estén disponibles y las reuniones no entren en conflicto con las actividades programadas por la Fundación y/o los inquilinos que residen en el Centro Filantrópico. Si surge un conflicto, trabajaremos con tu organización para trasladar la reunión a otra sala o reprogramarla para otro día. Nos reservamos el derecho a denegar el uso de la sala a cualquier organización en función de las prioridades o políticas del Centro Filantrópico.
2. Cobertura del seguro y responsabilidad civil. Para todas las reuniones que se celebren en el Salón de Baile de la segunda planta del Centro Filantrópico, las organizaciones deben presentar un Certificado de Seguro de responsabilidad civil general con límites de al menos 1.000.000 de dólares y en el que se nombre “CNY Philanthropy Center, LLC and Central New York Community Foundation, Inc.” como “Asegurado adicional”. Como condición para utilizar el espacio del Centro Filantrópico, cada organización acepta indemnizar y eximir de toda responsabilidad al CNY Philanthropy Center, LLC y a la Central New York Community Foundation, Inc. frente a cualquier lesión, pérdida, daño, reclamación o responsabilidad de cualquier tipo, sea cual sea, que se produzca en personas o bienes y que se derive del uso por parte de la organización de las instalaciones del Centro Filantrópico.
3. Disponibilidad de Salas de Conferencias. Las salas de conferencias estarán disponibles y se reservarán por orden de llegada, excepto en el caso de que un acto de la Fundación Comunitaria entre en conflicto con la fecha reservada. Para ofrecer flexibilidad en el uso de las salas, nuestra política general es aceptar solicitudes de salas de conferencias con hasta 30 días de antelación. No se establecerán acuerdos a largo plazo o mes a mes para el uso de las salas y una organización podrá utilizar nuestras salas de conferencias hasta 6 veces por año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre).
4. Reservar una sala de conferencias. Para solicitar el uso de una sala de conferencias, visita nuestro sitio web: https://cnycf.org/cny-philanthropy-center/rooms/. Nos pondremos en contacto con tu organización en un plazo de 48 horas para notificarte la aprobación o denegación. La Fundación debe recibir el Certificado de Seguro y el Acuerdo de Uso del Edificio firmado 10 días antes de la fecha solicitada para la reserva.
5. Visita al lugar. Se anima a las organizaciones a que realicen una visita in situ con el personal de la Fundación al menos 15 días laborables antes de la fecha solicitada. El objetivo de la visita es garantizar que la sala solicitada satisface las necesidades de la organización y ofrecer al representante de ésta una visión general del edificio.
6. Procedimiento de llegada y salida. Dado que algunas reuniones requerirán catering y otros preparativos, recomendamos que el representante de tu organización llegue al menos 30 minutos antes de la hora de inicio. Consulta nuestro Procedimiento de llegada. Además, debes prever unos 30 minutos para la limpieza de la sala después de la reunión. Esperamos que las salas de conferencias se dejen en la misma disposición y estado en que se encontraban antes de tu reunión. Consulta nuestros Procedimientos de salida.
7. Aparcamiento. No podemos garantizar el aparcamiento in situ ni pagar el aparcamiento para los asistentes de tu organización. El aparcamiento en el aparcamiento situado justo enfrente del Centro Filantrópico de CNY está reservado para los invitados de la Fundación Comunitaria de Central New York y no puede garantizarse para los participantes en el acto. Se puede aparcar en la calle y en los alrededores del Parque Conmemorativo de los Bomberos, en la calle situada frente a nuestro edificio. Si aparcas en el espacio marcado para la Casa de Carruajes de Joseph, la grúa se llevará tu vehículo; te recomendamos que recuerdes a tus invitados que no aparquen en estos espacios a su llegada. La Fundación Comunitaria y el Centro Filantrópico no son responsables de estos gastos. Los siguientes aparcamientos de pago pueden estar disponibles para los invitados del Centro Filantrópico:
   Aparcamiento Murbro, 440 East Washington, 315.422.1926
   Garaje cubierto, 300 East Fayette Street, 315.422.3453
8. Envíos por correo, comunicados a los medios de comunicación o presencia de los medios de comunicación en el acto. Cualquier comunicado de prensa (periódico, televisión, correo, etc.) que haga referencia a tu acto en el Centro Filantrópico debe ser revisado y aprobado por el personal de Comunicaciones de la Fundación antes de su publicación. Nos reservamos el derecho a modificar o denegar comunicados de prensa basándonos en las políticas del Centro Filantrópico/Fundación. Además, tu organización debe contar con la aprobación previa del personal de Comunicaciones de la Fundación para permitir la presencia de cualquier medio de comunicación en el acto de tu organización.
9. Directrices para salas de conferencias y locales:

• El representante de tu organización debe permanecer in situ durante las horas designadas para la reunión.
• No está permitido fumar (incluidos los cigarrillos electrónicos) en el edificio ni en la propiedad del Centro Filantrópico.
• Las mesas y sillas de las salas de reuniones pueden moverse, pero deben volver a su posición original.
• Después de todos los actos, las salas de conferencias y la zona de cocina deben dejarse en condiciones de ser encontradas. Si se utilizan, los siguientes recursos deben estar limpios y libres de restos y objetos traídos para la reunión: mesas; sillas; encimeras; fregaderos; microondas (por dentro y por fuera); suelos; frigorífico (por dentro y por fuera); los contenedores de basura deben vaciarse si están excesivamente llenos o contienen restos de comida.
• No se permiten en nuestras instalaciones los siguientes artículos, o similares: llamas abiertas, máquinas de humo, luces colgantes, purpurina, confeti, bengalas, plumas, animales vivos o armas de cualquier tipo. Se admiten animales de servicio. Si tienes alguna duda, pregunta al Director de Operaciones Comerciales.
• Sólo se pueden añadir decoraciones con permiso previo por escrito. No se permite colocar en las paredes: cinta adhesiva, clavos, chinchetas, masilla o cualquier otro elemento que pueda afectar al aspecto de la pared cuando se retire.
• Tu organización es responsable de cualquier daño causado a las instalaciones o a los terrenos.
• Las entregas para reuniones sólo pueden hacerse en la fecha de la reunión y un miembro de tu organización debe estar presente para aceptar la entrega. Nuestro personal no aceptará entregas para reuniones. Tu organización es responsable de los proveedores que contrate para un acto.
• Los niveles de ruido y actividad deben controlarse y no interferir con las operaciones comerciales normales de la Fundación, los inquilinos y otros huéspedes.
• Los asistentes a la reunión deben permanecer en el espacio de reunión designado, a menos que utilicen los aseos, la zona de cocina o estén acompañados por un miembro del personal de la Fundación o del arrendatario.
• No proporcionamos servicios de copia, fax o secretaría.
• Los niños deben estar siempre bajo el cuidado y la supervisión de adultos.
• En consideración a los inquilinos del segundo piso, por favor, cierra la puerta del pasillo del salón de baile para ayudar a disminuir el ruido, las distracciones y las interrupciones.
• La Fundación y el Centro Filantrópico no se hacen responsables de los objetos que puedan perderse, extraviarse o ser robados durante tu acto.

• Tras el uso de la sala de reuniones, tu organización debe devolver la sala a su estado original y rellenar la “Lista de comprobación de la inspección final”, que será revisada por la Fundación personal antes de que el representante de tu organización abandone las instalaciones. Si tu acto es posterior a horas, deja una lista de control firmada en recepción.

1. Salas de conferencias y accesorios disponibles: El Centro Filantrópico ofrece una cocina para catering con microondas, frigorífico y cafetera situada en la cocina del salón de baile. Las salas de conferencias están diseñadas para albergar reuniones que requieran mesas y sillas. Los actos que requieran un espacio abierto pueden celebrarse en nuestro Salón de Baile. Selecciona una sala que se adapte al tamaño y las necesidades de tu reunión. Todas las salas de conferencias son accesibles conforme a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y se puede acceder a la segunda y tercera planta en ascensor.
2. Uso durante el horario comercial habitual. Las salas del Centro Filantrópico están disponibles durante nuestro horario laboral normal, de 8:30 a 16:30.
3. Uso nocturno: La Fundación no emplea personal fuera del horario laboral habitual (de 8:30 a 16:30). Ya que hay costes asociados al mantenimiento del Centro de Filantropía abierto en horarios distintos al horario laboral habitual. Las solicitudes de actos fuera del horario laboral normal de la Fundación Comunitaria sólo se revisarán y aprobarán caso por caso.
4. Programación: La programación debe hacerse con al menos 30 días de antelación, y el pago completo, el contrato firmado y las copias de cualquier licencia y certificado de seguro aplicables deben recibirse en un plazo de 10 días antes del acto programado.
5. Tecnología: Te animamos a que traigas un pendrive o un ordenador portátil para ver la presentación.

Salón de baile: Capacidad = 72 sentados, 98 de pie; capacidad adicional posible con el uso de la Veranda (144 personas)

• 72 sillas
• 9 Mesas redondas (1,5 m)
• 5 Mesas de pie redondas
• 17 Mesas rectangulares (1,5 m)
• Proyector LCD, pantalla y ordenador (las presentaciones tendrán que estar disponibles en una unidad flash para verlas mientras utilizas el Zoom)
• Conexión de red inalámbrica
• Podio
• Cámara y micrófonos de techo para permitir las capacidades de Zoom
• Dongles inalámbricos para compartir la pantalla del portátil (no compatibles con Zoom)

Sala de Juntas Herbert S. y Eleanore L. Howard: Capacidad = 20
Actualmente no disponible

• 20 sillas
• 1 mesa (24 pies de largo x 5 pies de ancho)
• Proyector LCD, pantalla y ordenador
• Audio disponible sólo a través del proyector. Se recomienda llevar altavoces.
• Conexión de red inalámbrica (la organización debe suministrar el pendrive)
• Sólo disponible durante el horario laboral de la Fundación Comunitaria

Sala de Conferencias del Tercer Piso Capacidad = 30

• 30 sillas
• Proyector LCD y pantalla. Audio disponible a través de altavoces (las presentaciones deberán estar disponibles en una unidad flash para su visualización).
• Conexión de red inalámbrica (la organización debe proporcionar la unidad flash)

Sala John F. Marsellus: Aforo = 8

• 8 Sillas
• Conexión de red inalámbrica
• Pizarra

Sala de Conferencias Anne L. Messenger: Capacidad = 6

• 6 sillas
• Conexión de red inalámbrica
• Pizarra

Ten en cuenta que toda la preparación de la sala la realizará una empresa externa, a menos que se acuerde que tu organización puede realizar la preparación adecuada. El personal de la Fundación ha creado modelos de salas para el Salón de Baile, demostrando diferentes configuraciones de mesas y sillas.

Dado que algunas reuniones requerirán catering y otras necesidades de preparación, recomendamos que el representante de tu organización llegue al menos 30 minutos antes de la hora de inicio de la reunión. Prevé 30 minutos tras la conclusión de la reunión para la limpieza. Esperamos que las salas de conferencias se dejen en las mismas condiciones en que se encontraron antes de tu reunión.

1. 1. Facturación. El representante de tu organización debe llegar 30 minutos antes de la hora de inicio. Tu representante debe registrarse en nuestra recepción. Si hay algún cambio o pregunta, informa a la recepción en ese momento.
   2. Equipo audiovisual. Si se necesita equipo de audio y vídeo para la reunión (por ejemplo, para PowerPoint, etc.), el representante de tu organización debe llegar entre 30 minutos y una hora antes de la hora de inicio para revisar la configuración y el uso del equipo solicitado. Si se va a utilizar un ordenador portátil u otro equipo para las presentaciones, tu organización debe tener el equipo in situ al menos 30 minutos antes de la hora de inicio.
   3. Sala de Conferencias: Por favor, revisa la sala para asegurarte de que todo está dispuesto correctamente.
   4. Cocina del segundo piso: La cafetera de la cocina puede utilizarse para suministrar café para tu reunión.
   5. Información para los asistentes: La organización es responsable de que los asistentes estén informados de lo siguiente:

• Los despachos del personal están junto a nuestra zona de vestíbulo y el sonido puede circular fácilmente por esta zona. Por favor, abstente de hablar en voz alta en la zona del vestíbulo y mantén cerradas las puertas de las salas durante las reuniones.
• Se pueden utilizar teléfonos móviles, pero deben ponerse en vibración al entrar en el edificio. Si es necesario o se recibe una llamada, por favor, mantén el volumen al mínimo por respeto a los inquilinos y a los demás huéspedes.
• Los asistentes a la reunión deben permanecer en la sala de reuniones designada o en las zonas del vestíbulo. Si quieres ver el resto del edificio, pregunta en recepción y un miembro del personal estará encantado de darte una visita guiada.
• Los aseos están situados junto al pasillo, al oeste de las plantas segunda y tercera.
• Utiliza sólo la entrada principal, en la zona del vestíbulo, al entrar y salir del edificio.

Sala de Conferencias y Cocina: Nuestro objetivo es que las salas de conferencias estén disponibles inmediatamente después de finalizar una reunión. Consulta la Lista de comprobación de la inspección final para ver una lista de los elementos que deben comprobarse. Una vez cumplimentada la lista de control, el representante de tu organización debe firmar y fechar el formulario. Algunos elementos que se comprobarán:

• Mesas y sillas en su posición original
• Todos los alimentos y suministros de catering retirados de la sala y la cocina
• Mesas y encimeras limpias
• Los contenedores de basura se vacían si están excesivamente llenos o contienen restos de comida
• Paredes en estado original
• Equipos audiovisuales devueltos y en condiciones originales de funcionamiento
• Se retiran todos los puntos de reunión traídos
• Todos los asistentes a la reunión se han marchado
• Cuota de instalación pagada, si procede.

Se exige que las habitaciones vuelvan a su estado original, lo que incluye la limpieza y la retirada de la basura.

Para cualquier acto que tenga lugar antes o después del horario de oficina, se pueden hacer arreglos para que se abran las puertas del vestíbulo. Te recomendamos que, como parte de los preparativos de tu reunión, hables con el Director de Operaciones Comerciales sobre las horas previstas de llegada de los invitados, los servicios de catering y otras personas, y que planifiques su llegada. Por tu seguridad y la de quienes trabajan y visitan el Centro Filantrópico CNY, te pedimos que no apuntales ni mantengas abiertas las puertas exteriores o del vestíbulo en ningún momento. Es responsabilidad de la organización anfitriona del acto controlar la entrada al edificio durante todo el acto.