Carrières

TITRE : Office Manager
REPORTER AU : Responsable des ressources humaines et des opérations
STATUT : Régulier, à temps plein, non Exécutif DESCRIPTION DU POSTE RÉSUMÉ : Le chef de bureau est le premier point de contact pour tous les appelants et visiteurs de la Central New York Community Foundation, et supervise et coordonne les opérations du CNY Philanthropy Center afin de servir ses visiteurs et ses locataires. En outre, ce poste fournit un soutien administratif aux deux entités afin d’optimiser l’efficacité et le professionnalisme, en veillant à ce que la Fondation communautaire présente un visage professionnel et performant aux parties prenantes internes et externes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Opérations du centre de philanthropie :
  • En tant que première impression pour les visiteurs du Centre de philanthropie et de la Fondation communautaire, l’Office Manager est chargé d’accueillir tous les appelants et visiteurs de manière courtoise et efficace, en leur offrant une expérience professionnelle et positive.
  • Se familiariser avec les politiques relatives à l’utilisation des salles et les faire respecter.
  • Contrôler la propreté, la fonctionnalité et l’aspect professionnel des bureaux, des locaux du CNYPC et des salles de réunion.
  • Veiller à ce que le bureau d’accueil dispose d’une couverture adéquate à tout moment.
  • Maintenir le calendrier du Centre de Philanthropie en utilisant notre logiciel de réservation et aider à la location des salles et à l’utilisation des équipements audiovisuels.
  • Maintenir le logiciel de sécurité afin de garantir la sécurité des installations après les heures de travail.
  • Soutenir le responsable des ressources humaines et des opérations pour tous les besoins liés au bâtiment. Gérer la facturation pour les locataires et l’utilisation des salles du bâtiment.
  • Veiller à ce que les cuisines de la CNYCF soient approvisionnées en fournitures pour le personnel ainsi que pour les réunions externes
    monter (y compris fournir des boissons) et démonter les événements qui se déroulent dans l’ensemble du bâtiment. Commander les fournitures de cuisine, faire fonctionner les lave-vaisselle, veiller à la propreté de l’espace, etc.
• Soutien administratif général :
  • Gestion du courrier : Collecter, trier et distribuer tout le courrier entrant, y compris les télécopies, au personnel concerné ; traiter et expédier tout le courrier sortant, y compris les colis FedEx et autres.
  • Enregistrer, endosser et notifier au personnel les chèques reçus par la poste.
  • Réceptionner les livraisons et en informer le personnel concerné
  • Maintenir, acheter et réapprovisionner les stocks de fournitures de bureau.
  • Fournir un soutien administratif au personnel et aux services de la Fondation communautaire, y compris le tri des messages vocaux, la logistique des réunions, le processus d’engagement communautaire, le recrutement, les inscriptions aux événements, l’administration de DocuSign et d’autres activités connexes.
  • Contribuer à la préparation des envois périodiques aux donateurs et autres parties prenantes et contribuer à la réalisation d’autres efforts de communication externe.
  • Commander les repas et préparer/déplacer la salle pour les réunions de la direction/du conseil d’administration.
  • Assister le personnel dans l’organisation des réunions Fournir d’autres services administratifs, bases de données, événements et assistance au personnel des départements de la Fondation communautaire (y compris le Human Services Leadership Council), selon les besoins ou les tâches qui lui sont confiées.

Généralités :

• Travailler en tant que membre d’équipes interdépartementales, le cas échéant, afin d’assurer le fonctionnement efficace et efficient de la Fondation ; effectuer d’autres tâches qui lui sont confiées.

QUALIFICATIONS PRÉFÉRÉES :

• Intérêt et engagement profonds pour la philanthropie et le travail de la Community Foundation, avec un engagement avéré pour la région du centre de New York, ses habitants et leurs préoccupations Un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans le même domaine est requis
• Maîtrise de l’outil informatique, y compris de Microsoft Office, et volonté d’apprendre tous les logiciels appropriés de la Fondation communautaire.
• Excellentes capacités d’analyse, d’organisation et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Un grand souci du détail
• Capacité à organiser et à hiérarchiser le travail et à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Compétences supérieures en matière de service à la clientèle à l’égard des parties prenantes externes et internes. Excellentes capacités d’écoute, de suivi et de résolution des problèmes.
• Excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, verbale et écrite

EXIGENCES EN MATIÈRE D’HEURE
Il s’agit d’un poste à temps plein non exonéré qui requiert 37,5 heures par semaine, plus des heures matinales et tardives occasionnelles pour des réunions sur le site et à l’extérieur. Les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30 avec une certaine flexibilité. Il s’agit d’un poste basé au bureau. AVANTAGES SOCIAUX
L’échelle salariale est de 50 000 à 60 000 dollars. Les avantages sociaux comprennent l’assurance maladie individuelle, l’assurance dentaire, l’assurance vision, les congés annuels et les jours de maladie, treize jours fériés payés, l’assurance vie temporaire, l’assurance invalidité supplémentaire, le stationnement, le programme d’épargne retraite 401(k) avec contribution de l’employeur et contrepartie, les comptes de dépenses flexibles facultatifs pour les dépenses médicales ou les soins aux personnes dépendantes et d’autres avantages tels que décrits dans le manuel de l’employé. COMMENT POSTULER
Veuillez envoyer une lettre de motivation et votre curriculum vitae à careers@cnycf.org.

Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu.